Gazeta Podatkowa nr 80 (2163) z dnia 3.10.2024

Obowiązek zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej

Od lutego 2023 r. prowadzę zakład usług fryzjerskich. Od początku prowadzenia działalności posiadam kasę fiskalną i uzyskałem zwrot ulgi na kasę. Jestem zwolniony z VAT. Z dniem 1 października 2024 r. zawiesiłem prowadzenie działalności gospodarczej na czas nieokreślony. Czy jeżeli w przyszłości zdecyduję się na likwidację działalności, np. z dniem 1 lutego 2026 r., muszę zwrócić otrzymaną ulgę na kasę fiskalną?

Prawo do uzyskania ulgi na zakup kasy on-line w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej niż 700 zł, przysługuje m.in. podatnikom rozpoczynającym prowadzenie ewidencji sprzedaży przy jej użyciu w obowiązujących terminach. Wynika tak z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 361).

Podatnicy są zaś obowiązani do zwrotu ulgi na zakup kas rejestrujących w przypadku, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży zakończą działalność gospodarczą lub nie poddadzą kas rejestrujących w obowiązującym terminie obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas (art. 111 ust. 6 ustawy o VAT).

Ponadto należy pamiętać, że obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się, co do zasady, nie rzadziej niż co 2 lata. Termin pierwszego, obowiązkowego przeglądu liczony jest od dnia fiskalizacji kasy, przez którą należy rozumieć (w przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii) jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.

Obowiązek kontrolowania terminowego przeglądu kasy spoczywa na użytkowniku tej kasy. Zawieszenie działalności nie zwalnia podatnika z obowiązku dokonania przeglądu kasy. Co ważne, przegląd kasy w sytuacji, gdy termin ten przypadał w okresie zawieszenia, należy wykonać niezwłocznie po wznowieniu działalności. Jak wynika z § 54 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.), w okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie ma obowiązku dokonywania przeglądu kasy fiskalnej, pod warunkiem że nie prowadzi sprzedaży.

Dodatkowo w § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących... (Dz. U. z 2019 r. poz. 820) określono, że podatnik ma obowiązek zwrotu odliczonej lub zwróconej kwoty wydanej na zakup kasy, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy:

1) trwale zaprzestanie jej prowadzenia,

2) naruszy obowiązki, o których mowa w art. 111 ust. 3a pkt 12 lub ust. 3ab ustawy o VAT (m.in. nie zapewni połączenia kasy on-line z CRK).

W przypadku podatników zwolnionych z VAT, zwrotu ulgi powinni oni dokonać do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Przepisy o VAT nie wskazują jednoznacznie, czy zwrot ulgi na zakup kasy fiskalnej obowiązuje w sytuacji, gdy podatnik zawiesił prowadzenie działalności gospodarczej. Zgodnie z zasadą ogólną podatnik nie musi dokonywać zwrotu ulgi, jeśli kasa rejestrująca wykorzystywana jest przez okres 3 lat. W okresie zawieszenia działalności nie może on osiągać przychodów, z tego względu kasa nie jest wykorzystywana. W związku z tym można wywnioskować, że jeśli zawieszenie działalności wyniesie więcej niż 3 lata, podatnik będzie zmuszony do zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej.

Podobnie wygląda sytuacja, jeśli podatnik przed upływem 3 lat użytkowania kasy dokona zawieszenia działalności, a następnie zlikwiduje działalność. Jak uznał bowiem NSA w wyroku z dnia 25 lipca 2017 r., sygn. akt I FSK 2112/15, przy obliczaniu 3-letniego okresu używania kasy fiskalnej nie ma znaczenia data rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej ani okres ewentualnego zawieszenia prowadzenia tej działalności.

Zdaniem NSA "zaprzestanie używania" należy interpretować w ten sposób, iż bez znaczenia pozostają przyczyny, z jakich podatnik zaprzestał ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, tzn. czy zaprzestanie używania było wynikiem nieumyślnego zdarzenia losowego, czy też wynikało bezpośrednio z zaplanowanego działania. Jeżeli więc między datą pierwszej i ostatniej transakcji upłynęło mniej niż 3 lata, oznacza to, że podatnik w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestał używania kasy rejestrującej. W związku z tym podatnik będzie zobowiązany do zwrotu ulgi na zakup kasy.

Tak więc w sytuacji wskazanej w pytaniu, jeśli Czytelnik zlikwiduje działalność od razu po okresie zawieszenia działalności, np. z dniem 1 lutego 2026 r., wówczas będzie zobowiązany do zwrotu ulgi na zakup kasy, bowiem nie ewidencjonował sprzedaży w kasie przez okres 3 lat.