Ewidencja zaliczki w kasie fiskalnej

W prowadzonej działalności handlowej użytkuję kasę fiskalną. Zdarza się, że klienci nabywający towar wpłacają zaliczki bezpośrednio na konto bankowe. Niekiedy wiadomość o tym fakcie otrzymuję następnego dnia albo po dwóch, trzech dniach. Jak zaewidencjonować takie zaliczki?

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).

Obowiązek podatkowy zasadniczo powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeżeli jednak przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności (np. zaliczkę), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania.

Kwestia ewidencjonowania w kasie fiskalnej zaliczek otrzymanych przed wydaniem towaru czy wykonaniem usługi została uregulowana w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363). Jak wynika z § 3 ust. 2 tego rozporządzenia, otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

W przypadku wpłaty zaliczki bezpośrednio u sprzedawcy zarejestrowanie jej w kasie fiskalnej nie sprawia żadnego problemu. Wątpliwość może powstać, gdy jej wpłata dokonywana jest za pośrednictwem banku, zaś podatnik dowiaduje się o jej otrzymaniu później, np. następnego dnia. Tym bardziej, że konstrukcja kasy fiskalnej nie pozwala na zarejestrowanie obrotu wstecz, co oznacza, że zaliczka może być zaewidencjonowana jedynie w dniu, w którym podatnik otrzymał informację o jej wpływie na konto, a nie w dniu, w którym jego rachunek został nią uznany.

Wskazać należy, że jeśli zarejestrowanie zaliczki z opóźnieniem kilkudniowym dokonane zostanie w ciągu jednego miesiąca, fakt ten nie będzie miał wpływu na zobowiązanie podatkowe, ponieważ rozliczenie VAT i tak dokonywane jest za cały miesiąc. Problem wystąpi jednak w przypadku, gdy przelew zaliczki dokonany był pod koniec miesiąca, a sprzedawca otrzymał informację o jej wpłacie na konto dopiero w miesiącu następnym. W takiej sytuacji obowiązek podatkowy powstanie w miesiącu jej wpływu na konto, pomimo że zaliczka w kasie zostanie zaewidencjonowana w następnym miesiącu.

Przykład

Kupujący dokonał przelewu zaliczki na poczet sprzedaży w dniu 28 lutego 2017 r. Sprzedawca fakt ten zauważył następnego dnia, czyli 1 marca 2017 r. W tym też dniu zaliczkę zaewidencjonował w kasie fiskalnej. W związku z tym, że obowiązek podatkowy od tej zaliczki powstał już 28 lutego br., tj. w dniu jej wpływu na konto, to podatnik powinien ją wykazać w deklaracji VAT za luty. Jednocześnie, sporządzając deklarację za marzec powinien pamiętać, aby obrót zaewidencjonowany w kasie fiskalnej w tym miesiącu odpowiednio pomniejszyć o kwotę tej zaliczki.