Poradnik VAT nr 12 (444) z dnia 20.06.2017

Moment rejestracji w kasie fiskalnej zaliczki wpłaconej na rachunek bankowy

Świadczymy usługi projektowe (projekty domów, adaptacje, zmiany w projektach) m.in. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zapłata dokonywana jest zarówno gotówką, jak i na rachunek bankowy. Bez względu na rodzaj dokonywanej płatności całą sprzedaż ewidencjonujemy w kasie fiskalnej. Bardzo często zdarza się, że klienci na poczet przyszłych usług wpłacają zaliczki na rachunek bankowy. Czy takie zaliczki podlegają zaewidencjonowaniu w kasie fiskalnej? Jeśli tak, to w którym momencie - z dniem wykonania usługi czy wpływu należności na konto?

Stosownie do art. 19a ust. 8 ustawy o VAT otrzymanie przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty (m.in. przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty) powoduje powstanie obowiązku podatkowego z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem, które nie ma zastosowania do sprzedaży towarów.

Oznacza to, że wpłatę, którą dokonuje osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub rolnik ryczałtowy - co do zasady - należy zaewidencjonować w kasie fiskalnej (jeżeli podatnik nie korzysta z żadnych zwolnień z ewidencjonowania).

Wynika tak z § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas. W myśl tego przepisu otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

Zauważyć należy, że przy wpłacie zaliczki gotówką, zarejestrowanie jej w kasie fiskalnej nie sprawia żadnego problemu. Komplikacje następują w przypadku wpłaty zaliczki przed wykonaniem usługi (dostawą towaru) dokonywanej za pośrednictwem banku, o otrzymaniu której podatnik dowiaduje się zazwyczaj z wyciągów bankowych, tj. z pewnym opóźnieniem, np. w ciągu następnych dni. W związku z tym, iż konstrukcja kasy fiskalnej nie pozwala na zarejestrowanie obrotu wstecz, to zaliczka może być zaewidencjonowania jedynie w dniu, w którym podatnik otrzymał informację z banku o jej wpływie na konto.

Przy czym, jeśli zarejestrowanie zaliczki z opóźnieniem kilkudniowym dokonane zostanie w ciągu jednego miesiąca, fakt ten nie będzie miał wpływu na zobowiązanie podatkowe, ponieważ rozliczenie podatku należnego i tak dokonywane jest za cały miesiąc do 25. dnia następnego miesiąca. Problem wystąpi jednak w przypadku, gdy przelew zaliczki dokonany był pod koniec miesiąca.

Powyższy sposób rozliczania wpłat dokonywanych na rachunek bankowy i ich ewidencjonowania w kasie fiskalnej akceptują również organy podatkowe. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 2 lutego 2017 r., nr 0461-ITPP1.4512.994.2016.1.AJ uznał, że: "(...) podatnik jest obowiązany ewidencjonować przy zastosowaniu kasy rejestrującej każdą sprzedaż, w tym także otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży całość lub część należności (zapłaty) w momencie jej otrzymania.

Uwzględniając jednak fakt, że o dokonanych wpłatach Wnioskodawca dowiaduje się dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku (z chwilą otrzymania wyciągu) należy przyjąć za dopuszczalne zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej tych wpłat bezpośrednio po uzyskaniu informacji o ich otrzymaniu, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy.

Trzeba jednak zauważyć, że to na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania dokonywanych transakcji w urządzeniach księgowych tak, by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg, wobec czego, może on w opisanych okolicznościach dokonywać odpowiednich zapisów w prowadzonych ewidencjach celem ułatwienia powiązania dokonanych przez klienta wpłat z odpowiednimi dokumentami fiskalnymi.

Należy podkreślić, że techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji, nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. Podatnik jest obowiązany tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do naruszenia obowiązku podatkowego. Stąd też, gdy opisane okoliczności mają miejsce na przełomie miesiąca, co mogłoby doprowadzić do sytuacji, w której wpłaty nie pokrywałyby się z miesiącem powstania obowiązku podatkowego, podatnik powinien dokonać prawidłowego rozliczenia obrotu i kwot podatku należnego z tej wpłaty za miesiąc, w którym ta płatność miała miejsce (miesiąc powstania obowiązku podatkowego) pomniejszając o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym podatnik pozyskał informację o dokonanej wpłacie. (...)"