Ewidencjonowanie w kasie fiskalnej zaliczek otrzymywanych na poczet przyszłej sprzedaży

Z przepisów ustawy o VAT wynika, iż podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Dostawa towarów i świadczenie usług na rzecz wymienionych osób, jeżeli nie żądają one potwierdzenia sprzedaży fakturą, dokumentowane są - w sytuacji gdy sprzedawca stosuje kasy rejestrujące - paragonem fiskalnym. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstaje zasadniczo z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT).

Jeżeli jednak przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności (zaliczkę) obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Kwestia ewidencjonowania w kasie fiskalnej zaliczek otrzymanych przed wydaniem towaru (wykonaniem usługi) została uregulowana w rozporządzeniu w sprawie kas. W myśl § 3 ust. 2 tego rozporządzenia, otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

Pamiętać należy, że otrzymaną zaliczkę należy traktować jako kwotę brutto, a zawarty w niej VAT należny obliczyć metodą "w stu". Istotne jest również to, że zaliczka opodatkowana jest według stawki VAT właściwej dla towaru/usługi, której dotyczy.

Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas, paragon fiskalny powinien zawierać między innymi nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację.

Paragon musi być ponadto czytelny i umożliwiać nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji. W miejscu określonym dla nazwy, paragon fiskalny może zawierać również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.

Zdaniem organów podatkowych, podatnik powinien zadbać o takie zaprogramowanie kasy rejestrującej, aby konsument otrzymał paragon z nazwami towarów lub usług, pozwalającymi na ich jednoznaczną identyfikację. Stwierdzają one, że nieprawidłowe jest uwidocznienie na paragonie fiskalnym nazwy towaru określającej grupę towarową, bez podziału na nazwy poszczególnych podgrup - gatunków towarów. Stosowanie przez podatników na paragonie ogólnych nazw towarów nie pozwala - w ich opinii - na jednoznaczne i precyzyjne zidentyfikowanie sprzedawanych towarów.

Tak przykładowo uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, który w interpretacji indywidualnej z dnia 13 stycznia 2015 r., nr IPTPP4/443-737/14-4/UNR stwierdził, że: "(...) sposób przyporządkowania stawki podatku do nazw towarów i usług określa sam sprzedawca uwzględniając asortyment sprzedawanych towarów i usług. Przy czym nazwa towaru winna oznaczać nazwę jednostkową sprzedawanego towaru, zatem Wnioskodawca zobowiązany jest do jednoznacznego określenia nazw towarów na paragonie fiskalnym w celu ich prawidłowej identyfikacji. (...)"

Podobnie wypowiedział się Naczelny Sąd Administracyjny, który w prawomocnym wyroku z dnia 21 grudnia 2016 r., sygn. akt I FSK 647/15 orzekł, iż podatnik powinien zadbać o takie zaprogramowanie kasy rejestrującej, aby konsument otrzymał paragon z nazwami towarów lub usług, pozwalającymi na ich jednoznaczną identyfikację. Na taką identyfikację nie pozwala jednakże metoda ustalania nazw na paragonach fiskalnych, zgodnie z którą na określenie jednego towaru używa się jednocześnie (obok siebie) nazw różnych towarów.

Mając powyższe na uwadze stwierdzić należy, że zamieszczenie na paragonie określenia np. "zaliczka na towary i usługi" nie spełnia wymogu dotyczącego możliwości jednoznacznej identyfikacji przedmiotu transakcji.

Również wskazanie na paragonie tylko informacji o przekazanej kwocie (zaliczce) i przypisanie do niej wyłącznie stawki VAT, bez sformułowania, jakiego towaru czy usługi dotyczy - zdaniem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zawartym w interpretacji indywidualnej z dnia 13 lipca 2017 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.197.2017.2.MD - jest niewystarczające.

Rozstrzygana przez organ podatkowy sprawa dotyczyła podatnika prowadzącego sprzedaż detaliczną poprzez sklep internetowy. Wskazano, iż na poczet przyszłej sprzedaży pobierana jest zaliczka, która dokumentowana jest paragonem zawierającym w swej treści sformułowanie "zaliczka w stawce 23" lub "zaliczka w stawce 8".

Zdaniem organu podatkowego: "(...) na paragonie fiskalnym musi znajdować się nazwa towaru lub usługi. Oprócz nazwy, może znajdować się ewentualnie opis stanowiący rozwinięcie tej nazwy. (...)

Natomiast § 14 ust. 1 pkt 1 (...) rozporządzenia (w sprawie kas - przypis redakcji) wskazuje, że podatnicy stosujący kasy dokonują weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, wartości stawek podatkowych, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przyporządkowania nazw towarów do stawek podatku. (...)

Nazwa towaru lub usługi ma spełniać cele, dla jakich podatnik został zobowiązany do ewidencjonowania obrotu. Podatnik ma obowiązek na paragonie opisać wykonane świadczenie, podać jego nazwę, tak aby do użytej nazwy możliwe było przyporządkowanie odpowiedniej stawki podatkowej i by użyta nazwa była, co do istoty, zgodna z będącym przedmiotem obrotu świadczeniem. Jednocześnie nazwa świadczenia na paragonie musi być tak skonstruowana, aby można było na tej podstawie w połączeniu z ceną dokładnie określić jakie świadczenie zostało zakupione. Dopiero taki sposób ewidencjonowania sprzedaży skutecznie zagwarantuje konsumentowi prawo do otrzymania dowodu nabycia towarów lub usług z uwidocznioną kwotą podatku oraz możliwość kontroli przez klienta czynności, dotyczących prawidłowego ewidencjonowania transakcji i wystawienia dowodu potwierdzającego jej wykonanie.

Podatnik powinien bowiem wystawiać paragony zawierające nazwy towarów na tyle szczegółowe, żeby - z jednej strony - pozwalały one organowi podatkowemu na weryfikację prawidłowości rozliczenia podatku, a z drugiej - zapewniały konsumentowi możliwość kontroli dokonywanych zakupów. (...)

Tym samym, ujęcie na paragonie fiskalnym tylko sformułowania o treści "zaliczka w stawce 23" lub "zaliczka w stawce 8%" bez podania jakiej usługi lub dostawy towaru dotyczy, nie jest wystarczające dla dokładnego określenia wymogu postawionego przez powołane przepisy dotyczące stosowania nazw na paragonach fiskalnych. (...)"