Skutki niewykazania zaliczki w kasie rejestrującej

W marcu 2017 r. na rachunek firmy wpłynął przelew od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej tytułem zaliczki na poczet usługi wykonanej we wrześniu 2017 r. Nie zaewidencjonowaliśmy tej zaliczki w kasie rejestrującej. Co w tej sytuacji należy zrobić?

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych musi być zaewidencjonowana w kasie rejestrującej. Obowiązek ten wynika z art. 111 ustawy o VAT.

Jeżeli chodzi o moment ewidencjonowania w kasie fiskalnej zaliczek otrzymanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, to należy odwołać się do § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363). Z przepisu tego wynika, że otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

Z pytania wynika, że Czytelnik w marcu br. otrzymał zaliczkę na poczet usługi wykonanej we wrześniu br. Zaliczka ta nie została zaewidencjonowana w kasie, a jak wynika z § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia winna była być zarejestrowana w kasie fiskalnej z chwilą jej otrzymania.

W przypadku dokonania sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej konieczne jest prawidłowe rozliczenie podatku VAT za okres, w którym miało miejsce to zdarzenie. Kwotę podatku należnego od tej sprzedaży Czytelnik powinien wykazać w deklaracji VAT za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy, tj. za marzec 2017 r. Z kolei (aby uniknąć podwójnego rozliczenia VAT od tej czynności) sporządzając deklarację VAT za okres, w którym sprzedaż zaewidencjonowano w kasie fiskalnej, tj. we wrześniu 2017 r., należy pamiętać o odpowiednim pomniejszeniu kwot wykazanych w miesięcznym raporcie fiskalnym. Całą sytuację podatnik powinien opisać w sporządzonym na tę okoliczność dokumencie.