Poradnik VAT nr 14 (326) z dnia 20.07.2012

Korekta transakcji zarejestrowanych w kasie fiskalnej - pytania i odpowiedzi

Zasadą jest, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z zapisem art. 111 ust. 3a ustawy o VAT i § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych podatnik ma obowiązek dokonywać ewidencji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy, wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.

W praktyce częste są sytuacje wymagające korekty sprzedaży zarejestrowanej w kasie fiskalnej, np. w związku z popełnionym błędem wpływającym na kwotę obrotu i podatku należnego, wymianą lub zwrotem towaru itp.

Zwrócić należy uwagę, iż kasy rejestrujące zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika w ich pamięć fiskalną. Prawa tego nie mają również podmioty wykonujące serwis techniczny, co wyraźnie zaznaczono w punkcie 3 załącznika nr 6 do rozporządzenia w sprawie warunków technicznych. Te skuteczne zabezpieczenia powodują określone problemy w sytuacjach, kiedy zostanie popełniona pomyłka w trakcie rejestrowania sprzedaży w kasie fiskalnej, lub też klient chce dokonać zwrotu towaru.

O ile korygowanie faktur VAT uregulowane zostało przepisami rozporządzenia, to niestety brak jest jakichkolwiek przepisów dotyczących korekty obrotu zaewidencjonowanego w kasie fiskalnej. W przypadku rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, korekta danej transakcji możliwa jest jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli przed zapisaniem danych w pamięci fiskalnej.

Uwaga

Kasa rejestrująca dzięki swej konstrukcji i zastosowanym zabezpieczeniom nie posiada żadnych technicznych możliwości przeprowadzenia korekty informacji zapisanych w jej pamięci.

Brak regulacji prawnych nie może jednak pozbawiać podatnika możliwości korekty błędów, które są przecież nieuniknione w każdej prowadzonej działalności gospodarczej. Wręcz przeciwnie, podatnik ma obowiązek rzetelnego prowadzenia ewidencji podatkowych, odzwierciedlających rzeczywiste operacje gospodarcze.

Podobnie w przypadku zwrotu towarów spowodowanego odstąpieniem od umowy sprzedaży, bądź też uznaniem reklamacji, podatnik zobowiązany jest do odpowiedniego udokumentowania tego zwrotu. Zgodnie z art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, obrót (będący podstawą opodatkowania) zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, a także kwot wynikających z dokonanych korekt faktur. Powyższy przepis pozwala więc na pomniejszenia uzyskanego obrotu między innymi o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów, pod warunkiem, że zwroty te, co do zasady, są prawnie dopuszczalne i zostały udokumentowane.

W związku z tym, że podatnik nie ma fizycznych możliwości skorygowania danych zapisanych w pamięci fiskalnej, korekty należy dokonywać w inny sposób. Podatnik w tym celu powinien prowadzić ewidencję korekt, w której powinny być zapisywane wszelkie zdarzenia związane z korektą obrotu. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 14 lutego 2012 r., nr IPPP2/443-1296/11-2/KOM wskazał, iż z ewidencji korekt musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Ponadto powinny być w niej zapisywane wszelkie zdarzenia związane z korektą obrotu. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego.

Zdaniem redakcji, ewidencja korekt powinna zawierać co najmniej:

• nazwisko (nazwę) podatnika, jego adres (siedzibę) oraz adres punktu sprzedaży,
   
• numer identyfikacji podatkowej,
   
• logo i numer kasy fiskalnej,
   
• numer paragonu, który podlega korekcie,
   
• nazwę towaru,
   
• przyczynę dokonania korekty wraz z datą jej dokonania,
   
• poprzednią wartość sprzedaży, stawki i kwoty podatku,
   
• aktualną (po korekcie) wartość sprzedaży, stawki i kwoty podatku.

Poniżej przedstawiamy wzór przykładowej ewidencji korekt w kasie rejestrującej

Przepisy dotyczące kas nie określają, czy dokonanie korekty możliwe jest jedynie po otrzymaniu oryginału paragonu od klienta. Zwracając sprzedawcy oryginał paragonu, klient poświadcza, że sprzedaż ta została anulowana w całości lub w części. "Anulowane" paragony powinny być opisane w ewidencji korekt z podaniem przyczyny tej korekty, a obrót z nich wynikający powinien być uwzględniony (in minus) w deklaracji VAT za dany okres.

Jednak w sytuacji gdy np. zastosowano błędną stawkę VAT, uzyskanie od klientów oryginałów paragonów jest generalnie niemożliwe. W praktyce organy podatkowe nie kwestionują więc korekty dokonanej na podstawie innych dokumentów potwierdzających transakcję sprzedaży.

Jak wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 18 kwietnia 2012 r., nr IBPP3/443-76/12/KG oryginał paragonu nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zaistnienia błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty.

Organ podatkowy podkreślił ponadto, że dopuszczalne jest w przypadkach braku oryginału paragonu, oparcie się na innych dowodach (np. dokumencie gwarancji, numerze seryjnym itp.). Taka korekta jest również możliwa w sytuacji, gdy podatnik ma pewność, iż towar został przez niego sprzedany i jest w stanie, w sposób niebudzący wątpliwości, fakt ten wykazać.

Jeśli klient dokonuje zwrotu tylko jednego z kilku towarów wymienionych na paragonie, to jednym z możliwych rozwiązań jest zwrot oryginału paragonu dokumentującego sprzedaż pierwotną i załączenie go (wraz z opisem) do ewidencji korekt, a następnie ponowne zaewidencjonowanie w kasie sprzedaży wszystkich towarów poza towarem zwracanym, tak aby klient miał dokument potwierdzający sprzedaż tych towarów. Obrót wynikający z tego paragonu uwzględniony jest (in minus) w deklaracji VAT za okres, w którym dokonany został zwrot towaru.

Wydaje się, że innym - prostszym i bardziej racjonalnym - rozwiązaniem jest dokumentowanie korekty za pomocą kserokopii paragonu przedstawionego przez klienta i skorygowanie tylko jednej, wskazanej pozycji.

Ponadto, dopuszczalne jest również przyjmowanie zwrotów towarów od klienta nieposiadającego oryginału paragonu, jeśli tylko jest w stanie udowodnić, iż zwracany towar nabyty był w tej placówce. Może to być np. podbity w sklepie dowód gwarancji, czy też potwierdzenie dokonania płatności kartą płatniczą.

O sposobie korygowania takiego zwrotu zdecydować musi sam podatnik, ponieważ to on w przypadku kontroli będzie musiał udowodnić, iż taki zwrot miał miejsce.

W pytaniu zaznaczono, że podatnik zaewidencjonował w kasie fiskalnej otrzymaną zaliczkę, która dotyczyła zamówienia na meble kuchenne. Po pewnym czasie klient zmienił jednak zdanie i zamówił komplet wypoczynkowy. Zwrócić należy uwagę, iż klient wpłacił zaliczkę, na poczet dostawy konkretnego towaru (lub świadczonej usługi), zatem paragon dokumentuje przyjęcie przez podatnika zaliczki na ten konkretny towar lub usługę.

Jak wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 28 czerwca 2010 r., nr IBPP1/443-573/10/AW, jeżeli po przyjęciu zaliczki i wystawieniu paragonu fiskalnego klient zmienia decyzję co do rodzaju zamawianego produktu, zachodzi konieczność wystawienia nowego paragonu fiskalnego dokumentującego otrzymaną zaliczkę na poczet nowego zamówienia. W tym przypadku w momencie zmiany decyzji przez klienta co do zamawianego towaru, "rozwiązaniu" ulega zaliczka wpłacona na poczet poprzedniego zamówienia i jest ona automatycznie, zgodnie z dyspozycją klienta, zaliczką na poczet nowego zamówienia: "(…) paragony fiskalne, a zarazem raporty fiskalne, muszą odzwierciedlać wartość sprzedaży i potwierdzać faktyczny przebieg operacji gospodarczej. Zaliczenie otrzymanej zaliczki na poczet nowego zamówienia złożonego przez klienta musi zatem znaleźć odzwierciedlenie w dokumencie potwierdzającym przyjęcie zaliczki na poczet tego zamówienia. (…)"

Zdaniem fiskusa, w związku z ponownym zaewidencjonowaniem w kasie rejestrującej otrzymanej zaliczki, powstanie konieczność skorygowania obrotu zarejestrowanego w kasie fiskalnej w momencie otrzymania zaliczki na poczet pierwotnego zamówienia.

W przypadku zaewidencjonowania w kasie fiskalnej sprzedaży towaru z błędną stawką VAT, podatnikowi przysługuje prawo do korekty obrotu i podatku należnego w deklaracji VAT, pod warunkiem udokumentowania powyższego zdarzenia w ewidencji korekt.

Dowodem potwierdzającym sprzedaż z błędną stawką VAT oraz wartość tej sprzedaży może być - jak wskazano w pytaniu - zestawienie dokumentów magazynowych oraz danych zapisanych w pamięci fiskalnej kasy. Korekta powinna być dokonana w deklaracjach za okresy, w których wystąpiły błędy.

Sankcyjny charakter zapłaty podatku, który określony został w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, zdaniem redakcji, dotyczy tych przypadków, w których kwota podatku została wykazana na fakturze. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku jest obowiązana do jego zapłaty. W oparciu o powyższe, przepis ten nie powinien mieć zastosowania w przypadku wystawienia innego niż faktura dokumentu sprzedaży. W związku z tym, podatnik nie ma obowiązku zapłaty zawyżonej wartości podatku VAT, która została zaewidencjonowana w kasie rejestrującej, jeśli fakt naliczenia błędnej kwoty podatku został udokumentowany stosownymi dowodami.