Dokumenty niezbędne przy instalacji kasy rejestrującej

Stosownie do art. 111 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek ewidencjonować kwoty osiągniętego z tego tytułu obrotu oraz podatek należny za pomocą kas rejestrujących. Na mocy delegacji ustawowej Minister Finansów w rozporządzeniu w sprawie zwolnień określił przypadki i terminy, w jakich podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz ww. podmiotów mogą korzystać ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas. Jeśli jednak zwolnienie wynikające z tego rozporządzenia przestaje obowiązywać np. ze względu na wartość osiągniętego obrotu lub dokonywanie sprzedaży wyłączającej z prawa do korzystania ze zwolnienia - podatnik jest obowiązany do zainstalowania i eksploatacji kas rejestrujących pod rygorami określonymi w art. 111 ust. 2 ustawy o VAT.

Podatnik korzystający ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących może również zainstalować kasy, nie czekając, aż zobligują go do tego przepisy. Obowiązują go wówczas te same zasady o charakterze formalnym, co podatnika, dla którego instalacja kas jest obowiązkowa.

Kasa rejestrująca, która ma pracować jako urządzenie fiskalne, w myśl art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokość uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane lub też zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej powinna posiadać numer unikatowy, nadawany w ramach czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Podatnicy mogą stosować do ewidencjonowania wyłącznie kasy rejestrujące, które nabyli w okresie, kiedy kasy te były objęte potwierdzeniem Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać.

Zgodnie z obowiązującym od 1 kwietnia 2013 r. przepisem § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przez podatnika poprzedzone jest:

złożeniem zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia,
dokonaniem fiskalizacji kasy.

Uwaga

Wzory dokumentów niezbędnych przy instalacji kasy rejestrującej określone są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363). Zastąpiło ono obowiązujące do końca marca 2013 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. nr 212, poz. 1338 ze zm.).

1. Zawiadomienie o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania

Praktyczny cel złożenia zawiadomienia o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania związany jest z faktem, iż prawodawca zezwala podatnikowi na instalowanie kas w kilku etapach. Zgodnie bowiem z § 6 rozporządzenia w sprawie zwolnień, podatnicy są obowiązani do rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas, które zostały zgłoszone przez podatnika do urzędu skarbowego, zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy.

Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy są obowiązani zastosować do ewidencjonowania kolejne kasy, w liczbie nie mniejszej niż liczba kas przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania wynikająca z dokonanego przez podatnika zgłoszenia, o którym mowa w art. 111 ust. 4 ustawy.

Właśnie z tego względu urząd skarbowy musi być poinformowany o ogólnej liczbie kas, jakie podatnik docelowo zamierza zainstalować, aby móc ocenić, czy ich wdrażanie odbywało się zgodnie z powyższym harmonogramem. Przykładowo, jeśli podatnik zgłasza, że do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego będzie stosował 16 kas oznacza to, że co miesiąc powinien instalować 16/5 = 3,2 kasy, a więc po zaokrągleniu (w górę do liczb całkowitych) - 4 kasy.

W przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę, zawiadomienie to może być dokonane na formularzu zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy (o którym piszemy w punkcie 2), pod warunkiem że zgłoszenie to zostanie złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

Złożenie zawiadomienia, o którym mowa jest jednym z warunków, których spełnienie pozwala podatnikowi na odliczenie części kwoty wydatkowanej na zakup kasy.

W myśl bowiem § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń, podatnik aby mógł dokonać tego odliczenia musi złożyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących, które zamierza stosować do ewidencjonowania i miejscu (adresie) ich używania. Zawiadomienie to powinno być złożone przed obowiązującym terminem rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Przypomnieć należy, że obowiązujące do 31 marca 2013 r. rozporządzenie w sprawie warunków technicznych nie określało wzoru zawiadomienia o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania, poza wymogiem dotyczącym formy pisemnej.

Uwaga

Od 1 kwietnia 2013 r. wzór zawiadomienia o liczbie i miejscu (adresie) używania kas stanowi załącznik nr 1 do nowego rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Poniżej przedstawiamy przykładowo wypełniony wzór zawiadomienia.

2. Zgłoszenie danych dotyczących kasy

Obowiązek zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego określony jest w art. 111 ust. 3a pkt 10 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu podatnicy rozpoczynający ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek dokonać zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy.

Z zapisu § 13 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wynika, że zgłoszenie to powinno być dokonane w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy.

Fiskalizacja dokonywana jest przez serwisanta kas poprzez jednokrotne i niepowtarzalne uaktywnienie trybu fiskalnego pracy kasy z równoczesnym wpisaniem numeru identyfikacji podatkowej podatnika (NIP) do pamięci fiskalnej. Fiskalizacja kasy potwierdzona jest wykonaniem raportu fiskalnego dobowego, którego wydruk dołączany jest do książki kasy.

Wzór zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy określony jest w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia.

W oparciu o te zgłoszenie naczelnik urzędu skarbowego nadaje kasie numer ewidencyjny, który podatnik powinien nanieść w książce kasy oraz w sposób trwały na obudowę kasy. Numer ewidencyjny kasy oraz książki kasy jest identyczny i nie może być przypisany innym urządzeniom.

W tym samym terminie zgłoszenia, na dokumencie określonym w załączniku nr 5 do ww. rozporządzenia, dokonuje podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis kas (§ 21 rozporządzenia).

Uwaga

Przez podmiot prowadzący serwis główny należy rozumieć:

producenta krajowego danego typu kasy prowadzącego jej serwis,
podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu danego typu kasy prowadzący jej serwis,
podmiot, któremu przekazano prowadzenie serwisu kas na podstawie umowy, o której mowa w § 29 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Pamiętać należy, że w przypadku podatników, którzy zobowiązani są do stosowania więcej niż jednej kasy rejestrującej, zawiadomienie dokonane na formularzu "Zgłoszenie przez podatnika danych dotyczących kasy" (według wzoru określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia) nie jest tożsame z zawiadomieniem o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania (załącznik nr 1 do rozporządzenia). Niezłożenie w wymaganym terminie jednego z powyższych zawiadomień skutkuje utratą prawa do odliczenia ulgi na zakup kasy.

Jedynie podatnicy, którzy zamierzają stosować jedną kasę fiskalną mają prawo do złożenia tylko jednej informacji, dokonanej na formularzu "Zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy", ale w tym przypadku musi być ono złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

Na następnej stronie przedstawiamy przykładowo wypełniony formularz "Zgłoszenie przez podatnika danych dotyczących kasy".