Zakończenie użytkowania kasy fiskalnej

1. Obowiązki podatnika związane z likwidacją kasy

Kasa rejestrująca jest szczególnym urządzeniem, którego podstawowym zadaniem jest kontrola fiskalna prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej. Dlatego też, pomimo iż kasa rejestrująca jest własnością podatnika, jej użytkowanie musi być zgodne z przepisami określonymi w ustawie o VAT oraz w aktach wykonawczych i nadzorowane jest zarówno przez podmiot prowadzący serwis główny, jak i właściwy miejscowo urząd skarbowy. Również zakończenie pracy przez kasę fiskalną wymaga przeprowadzenia przez podatnika określonych czynności. Są one wymienione w rozporządzeniu w sprawie kas.

Zgodnie z § 15 ust. 1 tego rozporządzenia, w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik:

wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, według wzoru określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia;
składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego;
dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

Poniżej prezentujemy przykładowy wzór wniosku o dokonanie odczytu pamięci kasy.

Wniosek o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy

Uwaga

Zakończenie pracy kasy w trybie fiskalnym wymaga dokonania, z udziałem pracownika urzędu skarbowego, odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy, z którego sporządza się protokół według wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia. Do protokołu tego należy również dołączyć wykonany raport rozliczeniowy.

Protokół powinien być sporządzony w trzech egzemplarzach, po jednym dla użytkownika, wykonującego serwis oraz dla urzędu skarbowego.

Nadmienić należy, że w przypadku gdy serwisant kas stwierdzi brak możliwości dokonania odczytu zawartości pamięci fiskalnej, przesyła ją niezwłocznie do podmiotu prowadzącego serwis główny w celu jego dokonania (§ 27 ust. 1 rozporządzenia).

Niewykonanie obowiązku odczytania zawartości pamięci kasy nie jest zagrożone sankcjami wynikającymi z ustawy o VAT. Podatnik musi się jednak liczyć z tym, że organy podatkowe mogą zakwalifikować powyższe jako przestępstwo skarbowe wymienione w art. 80 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013 r. poz. 186). Zgodnie z tym zapisem, kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych.

2. Odczyt pamięci kasy przy zawieszeniu działalności

Zawieszenie działalności przez podatnika VAT jest możliwe na podstawie art. 14a ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2013 r. poz. 672 ze zm.). Zawieszenie może trwać od 30 dni do dwudziestu czterech miesięcy. Podatnik sam ustala na jaki okres i począwszy od którego miesiąca chce zawiesić działalność. W czasie zawieszenia prowadzonej działalności gospodarczej, przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Natomiast ma prawo i obowiązek:

wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
przyjmować należności lub regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia,
wykonywać wszelkie obowiązki nakazanych przepisami prawa.

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 25 kwietnia 2013 r., nr ITPP1/443-135/13/TS stwierdził, iż "(…) wstrzymanie się na określony czas od prowadzenia działalności nie zostało wymienione jako przesłanka zobowiązująca do dokonania przy pomocy serwisanta odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy oraz do zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej. (…)"

Oznacza to, że zawieszenie działalności, czyli wstrzymanie się na określony czas od prowadzenia działalności nie jest tożsame z definitywnym zakończeniem przez kasę pracy w trybie fiskalnym i nie wywołuje skutku w postaci obowiązku dokonania odczytu zawartości pamięci kasy.

3. Konieczność zwrotu odliczonej kwoty ulgi po zakończeniu działalności

Likwidacja działalności gospodarczej, a tym samych zakończenie użytkowania kasy przed upływem 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania jest jedną z przyczyn, która skutkuje obowiązkiem zwrotu przez podatnika całej ulgi otrzymanej z tytułu zakupu kasy rejestrującej.

Zgodnie z zapisem z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w rozporządzeniu w sprawie odliczeń.

Wymienione w § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia zdarzenia powodujące obowiązek zwrotu tej ulgi to:

1) zaprzestanie działalności,

2) otwarcie likwidacji,

3) ogłoszenie upadłości,

4) sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału), w sytuacji gdy następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych,

5) dokonanie odliczenia z naruszeniem warunków, o których mowa w § 2 i 3 rozporządzenia (terminowość odliczenia, zgłoszenie liczby kas, spełnienie przez kasy określonych wymogów technicznych).

Obowiązek zwrotu otrzymanych kwot dotyczy tylko tych kas, z którymi związane są zdarzenia, o których mowa w art. 111 ust. 6 ustawy oraz w przypadkach wymienionych powyżej w pkt 4 i 5 (§ 6 ust. 2 rozporządzenia).

Czynny podatnik VAT zwrotu ulgi powinien dokonać w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po:

a) miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy miesięczne,

b) kwartale, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy kwartalne.

Natomiast podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT (tj. zwolnieni z VAT), zwrotu ulgi powinni dokonać nie później niż do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Przykład

Podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu przy zastosowaniu dwóch kas rejestrujących w prowadzonym przez siebie sklepie od 1 grudnia 2011 r. i odliczył od podatku należnego ulgę związaną z ich zakupem w wysokości 1.200 zł. W związku z niepowodzeniami finansowymi podatnik zlikwidował działalność z dniem 21 sierpnia 2013 r. Ponieważ zaprzestanie prowadzenia działalności nastąpiło przed upływem 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania, podatnik jest zobowiązany do zwrotu odliczonej kwoty, czyli 1.200 zł na konto urzędu skarbowego.

Pamiętać również należy, że przy likwidacji jednoosobowej działalności albo likwidacji spółki cywilnej lub handlowej niemającej osobowości prawnej, podatnik jest dodatkowo zobowiązany do ujęcia kasy w remanencie likwidacyjnym, jeśli przy jej zakupie przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT naliczonego. Za podstawę opodatkowania należy przyjąć cenę rynkową towaru. W przypadku kasy rejestrującej - z uwagi na fakt, że w praktyce nie ma wtórnego rynku, na którym miałby miejsce obrót tym szczególnym towarem - wartość rynkowa kasy może się okazać minimalna. W celu uniknięcia sporów z organami podatkowymi odnośnie wartości rynkowej kasy fiskalnej, rozwiązaniem byłaby odsprzedaż tej kasy uprawnionemu producentowi kas przed formalną likwidacją działalności, bądź też jej fizyczna likwidacja, uzasadniona zużyciem technicznym i (lub) technologicznym.