Gazeta Podatkowa nr 77 (909) z dnia 24.09.2012

Jak rozliczyć podatkowo i zaewidencjonować ulgę na zakup kasy fiskalnej?

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Z obowiązkiem tym wiąże się jednocześnie prawo do ulgi na zakup kasy. Nabycie do niej prawa uzależnione jest jednak od spełnienia określonych warunków. Kwota samej ulgi jest natomiast neutralna na gruncie podatku dochodowego.

Warunki skorzystania z ulgi w VAT

Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Uprawnia do tego art. 111 ust. 4 ustawy o VAT.

Szczegółowe zasady odliczania kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących określono w § 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, zwanego dalej rozporządzeniem. W myśl tego przepisu odliczenie ulgi przysługującej z tytułu zakupu kasy fiskalnej może być dokonane w rozliczeniu podatku VAT za okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał), w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

Podkreślić należy, iż przepisy rozporządzenia określają jedynie moment, w którym odliczenie można rozpocząć, nie zawierają natomiast końcowych ograniczeń czasowych na jego dokonanie.

Trzeba przypomnieć, że aby podatnik mógł skorzystać z ulgi, musi spełniać warunki określone w § 2 rozporządzenia (patrz ramka).

Podatnicy VAT czynni kwotę ulgi na zakup kasy rejestrującej rozliczają w deklaracji VAT. Sposób dokonywania odliczenia ulgi uzależniony jest od tego, czy w danym okresie rozliczeniowym podatek należny jest wyższy od podatku naliczonego (tj. występuje kwota podatku do zapłaty), czy też podatek należny jest równy lub niższy od podatku naliczonego. I tak, jeżeli w deklaracji VAT podatnik wykazuje nadwyżkę VAT należnego nad naliczonym - kwotę ulgi na zakup kasy wykazuje w deklaracji VAT w poz. 56 (maksymalnie do wysokości tej nadwyżki). W razie wystąpienia nadwyżki VAT naliczonego nad należnym - kwotę ulgi na zakup kasy wykazuje się w deklaracji VAT w poz. 59. Przy czym w tym przypadku u podatników rozliczających VAT miesięcznie kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości 25% kwoty przysługującego odliczenia, nie więcej niż 175 zł (lub odpowiednio 50%, nie więcej niż 350 zł - u podatników rozliczających VAT kwartalnie). Dotyczy to deklaracji VAT-7 i VAT-7K.

Natomiast podatnicy składający deklaracje na druku VAT-7D (podatnicy niemający statusu małego podatnika, którzy rozliczają VAT kwartalnie), ulgę na zakup kasy wykazują odpowiednio w poz. 56 lub 65 tej deklaracji.

Z kolei podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT (zwolnienie ze względu na obroty) oraz podatnicy wykonujący jedynie czynności zwolnione z VAT otrzymują zwrot części kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej na rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

Nadwyżka podatku należnego nad naliczonym

Podatnicy, którzy w danym okresie rozliczeniowym wykazują podatek należny większy od podatku naliczonego, mogą dokonać odliczenia z tytułu nabycia kas rejestrujących, w kwocie niższej lub równej wartości różnicy między podatkiem należnym a naliczonym (§ 3 ust. 2 rozporządzenia).

W konsekwencji może zdarzyć się, że podatnik będzie mógł już w pierwszym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale) skorzystać z odliczenia w pełnej przysługującej mu wysokości. Natomiast jeżeli zobowiązanie podatkowe będzie niższe od kwoty ulgi, prawo do odliczenia przenoszone będzie na następne okresy rozliczeniowe (miesiące lub kwartały). Spowoduje to wydłużenie czasu odliczenia ulgi na zakup kasy (przykład 1).

Odliczenie ulgi za kasę może być dokonane maksymalnie do wysokości podatku należnego.

VAT należny niższy lub równy VAT naliczonemu

Istnieje grupa podatników, która w danym okresie rozliczeniowym wykazuje podatek należny niższy lub równy podatkowi naliczonemu. Mogą oni otrzymać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

1) 25% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 175 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub

2) 50% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 350 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne (przykład 2).

Warto wskazać, że w przypadku podatników świadczących usługi taksówek osobowych rozliczających się w formie ryczałtu, o których mowa w art. 114 ustawy o VAT, kwota odliczenia za dany okres rozliczeniowy nie może przekraczać kwoty, która powinna podlegać wpłacie do urzędu skarbowego.

Zmienne wartości w deklaracji

Niejednokrotnie zdarza się, że podatnik w jednym miesiącu deklaruje podatek do zapłaty, a w następnym do zwrotu albo do przeniesienia na następny miesiąc. Ponieważ w rozporządzeniu nie uregulowano wprost takich przypadków, należy tu odpowiednio stosować zapis § 3 ust. 2 i 3 rozporządzenia.

W sytuacji gdy w pierwszym miesiącu rozliczania ulgi podatnik wykazuje podatek należny, to ma prawo dokonać odliczenia przysługującej ulgi, poprzez zmniejszenie kwoty podatku należnego (ale maksymalnie do jego wysokości). Nierozliczoną kwotę ulgi podatnik wykaże w następnym miesiącu jako kwotę do zwrotu, z tym że kwota ta nie będzie mogła być wyższa od 25% całej kwoty przysługującego odliczenia (przykład 3).

Może zdarzyć się, że w pierwszym miesiącu rozliczania ulgi wystąpi nadwyżka podatku naliczonego, a w kolejnym miesiącu - zobowiązanie podatkowe do zapłaty. Wówczas podatnik ma prawo w pierwszym miesiącu wykazać nie więcej niż 25% kwoty przysługującej ulgi, jako kwotę do zwrotu, a w następnym miesiącu obniżyć podatek należny o pozostałą część (tylko do wysokości zobowiązania w VAT w tym miesiącu) - przykład 4.

Należy dodać, że podobnie sytuacja będzie wyglądać u podatników rozliczających się kwartalnie, z tym że kwota zwrotu wykazana za pierwszy kwartał nie może być wyższa od 50% kwoty przysługującego odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem. Jeśli przez dwa pierwsze kwartały rozliczeniowe ulga nie zostanie zrealizowana, to w następnych okresach należy ją odliczać analogicznie.

Ulga na zakup kasy a podatek dochodowy

Ulga w podatku VAT na zakup kasy rejestrującej nie wywołuje skutków w podatku dochodowym - jest neutralna podatkowo.

Rozliczenie ulgi

Bez względu na sposób realizacji ulgi (wpłata na rachunek podatnika lub odliczenie od VAT należnego) nie stanowi ona przychodu podatkowego. Z kolei jej ewentualny zwrot nie jest kosztem uzyskania przychodów.

Skorzystanie z ulgi nie wpływa również na podatkowe rozliczenie wydatku związanego z zakupem kasy rejestrującej. Biorąc pod uwagę, że jest to urządzenie związane z działalnością gospodarczą, a jej posiadanie jest wypełnieniem obowiązku ustawowego, wydatek na jej zakup stanowi koszt uzyskania przychodów. Obciąża się nim koszty bezpośrednio lub poprzez odpisy amortyzacyjne (bez pomniejszania o kwotę ulgi).

Kasa fiskalna

Dla celów podatkowych nabyta kasa rejestrująca (bez względu czy w związku z jej nabyciem skorzystano z ulgi, czy też nie) jest środkiem trwałym podlegającym amortyzacji, jeżeli:

• stanowi własność lub współwłasność podatnika,
   
• jest kompletna i zdatna do użytku w dniu przyjęcia do używania,
   
• przewidywany okres jej używania jest dłuższy niż rok,
   
• jest wykorzystywana przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddana do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu (art. 22a ust. 1 pkt 2 ustawy o pdof i art. 16a ust. 1 pkt 2 ustawy o pdop).

Generalnie odpisów należy dokonywać na ogólnych zasadach. Przy czym, jeżeli wartość początkowa kasy jest równa lub niższa niż 3.500 zł, wówczas można ją zamortyzować jednorazowo - w miesiącu oddania do używania, albo w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 ustawy o pdof i art. 16f ust. 3 ustawy o pdop).

Stawka amortyzacyjna dla kasy rejestrującej (z wyjątkiem zaliczonej do poz. 04 - zespoły komputerowe) wynosi 20%.

W przypadku gdy wartość początkowa kasy fiskalnej nie przekracza 3.500 zł, można skorzystać z jeszcze jednego rozwiązania, które dopuszcza art. 22d ust. 1 ustawy o pdof i art. 16d ust. 1 ustawy o pdop. Na ich podstawie można nie wprowadzać kasy rejestrującej do ewidencji środków trwałych, a wydatki poniesione na jej nabycie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania jej do używania.

Ustalenia wartości początkowej zakupionej kasy rejestrującej należy dokonać według ceny nabycia zdefiniowanej w art. 22g ust. 3 ustawy o pdof i art. 16g ust. 3 ustawy o pdop, czyli zasadniczo według kwoty należnej zbywcy. Nie pomniejsza się jej o kwotę ulgi z tytułu zakupu kasy.

Ulga a odpisy

Ulga nie wpływa również na wysokość odpisów zaliczanych do kosztów. Nie mają bowiem w tym przypadku zastosowania przepisy wyłączające z kosztów uzyskania przychodów odpisy dokonywane od tej części wartości środka trwałego, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie. Chodzi tu o art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 48 ustawy o pdop.

Co prawda część kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących jest odliczana, ale od podatku VAT należnego, a nie od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Odliczenie to nie stanowi również zwrotu wydatków poniesionych na zakup kasy. Jest to bowiem ulga w podatku od towarów i usług, która pozostaje bez wpływu na uregulowania zawarte w powołanych przepisach.

Tak więc odpisy dokonywane od wartości początkowej kasy rejestrującej uznanej za środek trwały stanowią koszt podatkowy w pełnej wysokości. Również jeżeli wydatek na nabycie bezpośrednio obciąża koszty (z uwagi na wartość niższą niż 3.500 zł), w całości jest tym kosztem (bez pomniejszania o kwotę ulgi).

Ewidencja ulgi w księgach rachunkowych

Kwotę ulgi na zakup kasy rejestrującej dla celów bilansowych zalicza się do przychodów. Ponieważ jest to przychód pośrednio związany z działalnością operacyjną, kwotę tej ulgi ujmuje się na koncie przeznaczonym do ewidencji pozostałych przychodów operacyjnych, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości.

Ewidencja ulgi na zakup kasy rejestrującej zależy od tego, czy kasa rejestrująca zostanie przez jednostkę zaliczona do środków trwałych podlegających amortyzacji na ogólnych zasadach określonych w ustawie o rachunkowości, czy też wydatek poniesiony na zakup tej kasy zostanie odniesiony bezpośrednio w koszty zużycia materiałów, tj. w sposób przewidziany dla niskocennych składników majątku niezaliczonych do środków trwałych.

Jeżeli kasa rejestrująca zostanie zaliczona do środków trwałych podlegających amortyzacji, wówczas kwotę przysługującej ulgi należy zaliczyć do rozliczeń międzyokresowych przychodów.

Do ewidencji rozliczeń międzyokresowych przychodów służy konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów". Kwotę przychodów ujętą na tym koncie rozlicza się w sposób określony w art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. W myśl regulacji zawartych w tym przepisie, zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych sfinansowanych z tych źródeł. Zatem ewidencja tego zdarzenia w księgach rachunkowych może przebiegać zapisami:

1. Faktura VAT za zakup kasy rejestrującej:

a) wartość brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) rozliczenie kosztów zakupu

- Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

2. OT - wartość początkowa kasy rejestrującej - zapis pod datą jej przyjęcia do używania:

- Wn konto 01 "Środki trwałe",

- Ma konto 08 "Środki trwałe w budowie".

3. PK - ulga na zakup kasy rejestrującej:

- Wn konto 22-3 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT",

- Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" (w analityce: Ulga na zakup kasy rejestrującej).

4. PK - miesięczny odpis amortyzacyjny:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Amortyzacja) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych".

5. PK - zarachowanie odpowiedniej części ulgi na zakup kasy rejestrującej do pozostałych przychodów operacyjnych (równolegle do operacji nr 4 - z uwzględnieniem procentowego udziału ulgi w wartości początkowej kasy):

- Wn konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" (w analityce: Ulga na zakup kasy rejestrującej),

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" (w analityce: Ulga na zakup kasy rejestrującej).

Ewidencję ulgi na zakup kasy rejestrującej zaliczonej do środków trwałych, przy założeniu, że zostanie ona rozliczona w deklaracji VAT, przedstawia przykład.

Natomiast gdy wydatki na zakup kasy rejestrującej zostały odniesione bezpośrednio w koszty, gdyż kasa ze względu na jej niską wartość początkową nie została zaliczona do środków trwałych, to ulga na jej zakup powinna zostać w całości zaliczona do pozostałych przychodów operacyjnych i ujęta w księgach rachunkowych zapisem:

- Wn konto 22-3 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT",

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" (w analityce: Ulga na zakup kasy rejestrującej).

Należy też dodać, że podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub będący podatnikami podmiotowo zwolnionymi z VAT, mogą wnioskować o zwrot bezpośredni ulgi za zakup kasy rejestrującej na ich rachunek bankowy. W takim przypadku ewidencja tej ulgi może przebiegać zapisami:

a) gdy kasa została zaliczona do środków trwałych podlegających amortyzacji

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" (w analityce: Ulga na zakup kasy rejestrującej),

b) gdy kasa z uwagi na niską wartość początkową nie została zaliczona do środków trwałych

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" (w analityce: Ulga na zakup kasy rejestrującej).

Przykład Założenia Jednostka będąca podatnikiem VAT czynnym dokonała w lipcu 2012 r. zakupu kasy rejestrującej, której wartość brutto wyniosła 3.075 zł (w tym VAT podlegający odliczeniu: 575 zł).   Kasa rejestrująca w lipcu została wprowadzona do ewidencji środków trwałych.   Roczna stawka amortyzacyjna przyjęta przez jednostkę wynosi 20%.   Miesięczny odpis amortyzacyjny odnoszony w koszty począwszy od sierpnia 2012 r. wynosi: 41,67 zł [(2.500 zł × 20%) : 12].   Kwota ulgi z tytułu zakupu kasy rejestrującej wynosi 700 zł.   Ewidencja kosztów prowadzona jest na kontach zespołu 4. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktura VAT za zakup kasy:          a) wartość brutto 3.075 zł 30 24    b) VAT podlegający odliczeniu 575 zł 22-2 30    c) rozliczenie kosztów zakupu 2.500 zł 08 30 2. WB - zapłata za kasę rejestrującą: 3.075 zł 24 13-0 3. OT - przyjęcie kasy do użytkowania: 2.500 zł 01 08 4. PK - kwota przysługującej ulgi na zakup kasy: 700 zł 22-3 84 5. PK - odpis amortyzacyjny za sierpień: 41,67 zł 40 07-1 6. PK - zarachowanie odpowiedniej części ulgi z tytułu zakupu kasy rejestrującej do pozostałych przychodów operacyjnych: (700 zł : 2.500 zł) × 41,67 zł 11,67 zł 84 76-0 Księgowania

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054)

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.)

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27.12.2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. nr 257, poz. 1733 ze zm.)