Terminy dokonywania przeglądów technicznych kas

» Termin przeprowadzenia przeglądu technicznego

W myśl § 54 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas, obowiązkowego przeglądu technicznego kas (dotyczy to zarówno kas on-line, jak i kas dotychczas wykorzystywanych) dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata.

W przypadku natomiast kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Ponadto, serwisant kas, w terminie 3 dni od dnia dokonanego przez podatnika zgłoszenia, powinien wykonać obowiązkowy przegląd techniczny kasy (§ 51 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas).

Obowiązkowemu przeglądowi technicznemu powinna być również poddana każda kasa rejestrująca, która została przez podatnika utracona (np. w wyniku kradzieży), a następnie odzyskana i przeznaczona ponownie do ewidencjonowania (§ 10 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia). Przy czym ponowne jej zastosowanie może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu tego przeglądu.

Termin pierwszego, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy liczony jest od dnia fiskalizacji kasy, przez którą - w przypadku kas on-line - stosownie do § 2 pkt 4 lit. a) rozporządzenia należy rozumieć - jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji.

Ponadto, w przypadku kas oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub umowy o podobnym charakterze podatnik zobowiązany jest dokonać pierwszego przeglądu technicznego kasy po objęciu kasy w używanie, przed dniem dokonania fiskalizacji (§ 54 ust. 4 rozporządzenia).

Jeśli chodzi natomiast o sposób ustalenia terminu wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego kas, to należy stosować tu przepisy art. 12 § 3-5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.), w myśl których:

• terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca,
• terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było - w dniu, który poprzedzałby bezpośrednio ten dzień,
• jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się zatem nie rzadziej niż co 2 lata. Nie oznacza to, że podatnik nie może go dokonać wcześniej.

Potwierdzeniem tego stanowiska jest interpretacja indywidualna Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z dnia 6 maja 2021 r., nr DOP7.8101.66.2020.FMLM.1, w której w tym zakresie czytamy:

"(...) Spółka ma obowiązek wykonać obowiązkowy przegląd techniczny kasy rejestrującej nie rzadziej niż co 2 lata, co oznacza, że może ona dokonywać go częściej, a termin kolejnego przeglądu upłynie po 2 latach od ostatniego przeglądu. Wcześniejsze - niż po upływie dwuletniego terminu - dokonanie przeglądu przerywa bieg dwuletniego terminu na dokonanie przeglądu technicznego (podkreślenie redakcji) (...)".

Szef KAS ostatecznie zatem stwierdził, że wykonanie pierwszego, jak i każdego kolejnego przeglądu kasy rozpoczyna nowy dwuletni okres następnego obowiązkowego przeglądu technicznego kasy.

» Przegląd techniczny przy zawieszeniu działalności gospodarczej

Obowiązkowego przeglądu technicznego kas nie dokonuje się w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, o którym mowa w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221), pod warunkiem, że w tym okresie podatnik nie prowadzi ewidencji.

W takiej sytuacji jest on zobowiązany do dokonania obowiązkowego przeglądu technicznego kasy po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji (§ 54 ust. 5 rozporządzenia).

W § 55 rozporządzenia w sprawie kas wymieniono czynności, jakie należy dokonać w trakcie przeglądu technicznego kas fiskalnych.

Stosownie do tego przepisu obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:

• stanu i liczby plomb kasy oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;
• stanu obudowy kasy;
• czytelności dokumentów drukowanych przez kasę;
• programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii programu archiwizującego, ich wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu;
• poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych, z wyjątkiem przeglądów określonych w § 54 ust. 4;
• poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy;
• stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;
• poprawności ustawień zegara kasy.

Ponadto, obowiązkowy przegląd techniczny obejmuje również wpis jego wyniku do książki kasy, w przypadku kas on-line zapisanie tego przeglądu w pamięci fiskalnej, jak również dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie tego przeglądu, w szczególności wydruku raportu z kasy potwierdzającego jego dokonanie (§ 55 ust. 2 rozporządzenia).

Obowiązek terminowego przeglądu kasy spoczywa wyłącznie na użytkowniku tej kasy. Podatnik, który nie wywiązuje się z tego obowiązku naraża się na konsekwencje finansowe określone przez ustawodawcę w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT.

Z przepisu tego wynika, że w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży podatnik zakończy działalność gospodarczą lub nie podda kas rejestrujących w obowiązującym terminie obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas, a także w innych przypadkach określonych w rozporządzeniu w sprawie odliczeń zobowiązany jest do zwrotu odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy rejestrującej.

Przy czym ww. obowiązek zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot dotyczy tylko tych kas, których te przypadki dotyczą. Wynika tak z § 5 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń.

W przypadku czynnych podatników VAT zwrotu ulgi należy dokonać na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu.

Natomiast podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT (tj. zwolnieni z VAT), zwrotu ulgi powinni dokonać do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Należy w tym miejscu także dodać, że niedopełnienie przez podatnika poddania przeglądowi technicznemu kasy rejestrującej w obowiązującym terminie grozi również karą w wysokości 300 zł, którą jest on zobowiązany uiścić w terminie 14 dni od otrzymania decyzji w tej sprawie (art. 111 ust. 6ka i 6l oraz art. 145a ust. 10 i 11 ustawy o VAT).

Uwaga

Konsekwencją nieterminowego dokonania przeglądu kasy fiskalnej jest:

• zwrot przez podatnika odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy (w przypadku gdy ma to miejsce przed upływem 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania),
• kara pieniężna w wysokości 300 zł.