Obowiązek posiadania terminala płatniczego

Czy od 1 lipca 2022 r. będziemy musieli posiadać terminal płatniczy, jeśli sprzedaż ewidencjonujemy przy użyciu drukarki fiskalnej on-line (nie kasy on-line)?

Aby odpowiedzieć na pytanie Czytelnika, w pierwszej kolejności należy wyjaśnić, że zgodnie z definicją zawartą w § 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie kas przez kasę on-line rozumie się kasę, o której mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, czyli kasę rejestrującą przesyłającą dane o sprzedaży na niej rejestrowanej do centralnego systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS.

Z § 3 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych wynika, że kasa jest urządzeniem samodzielnym lub może stanowić część systemu kasowego. Ze względu na konstrukcję kasy dzielą się na (§ 4 ww. rozporządzenia):

kasy autonomiczne - z wbudowaną bazą danych o towarach i usługach, z możliwością jej zmiany, niewymagające programu aplikacyjnego do ich obsługi,
drukarki fiskalne - kasy sterowane przez interfejs komunikacyjny za pomocą programu aplikacyjnego; zamiast bazy towarowej zawierają algorytm weryfikujący zmiany stawek podatku przypisanych do nazw towarów lub usług.

Zatem jak wynika z powyższego drukarka fiskalna jest rodzajem kasy połączonej z komputerem za pomocą odpowiedniego programu aplikacyjnego.

W tym miejscu należy również przypomnieć, że od 1 lipca 2022 r. w ramach zmian przewidzianych w Polskim Ładzie wejdzie w życie przepis dotyczący zapewnienia przez przedsiębiorców integracji kasy z terminalem płatniczym. W art. 19a ust. 3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162 ze zm.) wskazano bowiem, że przedsiębiorca, który zapewnia możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, ma zapewnić współpracę kasy rejestrującej z terminalem płatniczym, zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących.

Co jest istotne, ustawodawca nie nałożył na podatników ewidencjonujących sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej obowiązku posiadania wyłącznie terminala płatniczego. Przepis art. 19a ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców nakazuje bowiem podatnikom zapewnienie konsumentom możliwości zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego, czyli płatności elektronicznych za pośrednictwem nie tylko terminala, ale również np. telefonu.

Przy czym obowiązek zapewnienia przez przedsiębiorców integracji kasy z terminalem płatniczym dotyczy wyłącznie kas on-line (drukarek on-line) i wirtualnych, jeżeli podatnik posiada tego rodzaju kasy i przyjmuje płatności za pośrednictwem terminala płatniczego.

Uwaga

Art. 19a ust. 3 ustawy - Prawo przedsiębiorców nie formułuje obowiązku posiadania terminali płatniczych przez podatników stosujących kasy rejestrujące, lecz obliguje ich do zapewnienia współpracy kasy on-line/wirtualnej z terminalem płatniczym (o ile używają oni takich terminali).

Oznacza to, że obowiązek integracji kasy z terminalem płatniczym nie dotyczy podatników, którzy używają kas z papierowym bądź elektronicznym zapisem kopii. Warto dodać, że obowiązek ten nie dotyczy również podatników stosujących drukarki on-line. W myśl bowiem § 6 pkt 7 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych kasa jest zbudowana w szczególności z interfejsu lub interfejsów telekomunikacyjnych, umożliwiających co najmniej:

przesyłanie danych, za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej, w sposób określony w protokole komunikacyjnym przesyłania danych,
odczyt zawartości pamięci fiskalnej i pamięci chronionej,
współpracę z terminalem płatniczym transakcji bezgotówkowych, z wyłączeniem drukarek fiskalnych.

Ponadto w § 44 ust. 1 ww. rozporządzenia wskazano, że kasa, z wyłączeniem drukarek fiskalnych, współpracuje z terminalem płatniczym przy użyciu protokołu komunikacyjnego współpracy kasy z terminalem płatniczym, który obejmuje zestawy poleceń związanych z:

czynnościami inicjowanymi przez kasę i wykonywanymi przez terminal płatniczy, w szczególności transakcją płatniczą;
czynnościami inicjowanymi przez terminal płatniczy i wykonywanymi przez kasę, w szczególności wydrukiem potwierdzenia transakcji płatniczej oraz raportów związanych z działaniem terminala płatniczego;
innymi czynnościami, w szczególności w zakresie nawiązywania i utrzymania współpracy pomiędzy urządzeniami oraz informowaniem o niedostępności czynności wykonywanych przez kasę albo terminal płatniczy.

Warto w tym miejscu również wspomnieć, że w komunikacie z dnia 15 marca 2022 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że planuje odroczyć obowiązek zapewnienia przez przedsiębiorców współpracy kas on-line z terminalami płatniczymi - do 1 stycznia 2025 r. Więcej na ten temat piszemy w niniejszym numerze "Poradnika VAT" w dziale "Koniecznie przeczytaj".

Reasumując

Podatnicy posiadający kasy on-line/wirtualne (w tym drukarki on-line) nie muszą posiadać terminali płatniczych. Generalnie od 1 stycznia 2022 r. są oni zobowiązani do przyjmowania należności przy użyciu instrumentu płatniczego a realizacja tego obowiązku może mieć miejsce poprzez przyjmowanie płatności za pośrednictwem np. smartfona lub tabletu.

W opisywanej sytuacji, nawet w przypadku, gdyby podatnik posiadał terminal płatniczy, to nie dotyczy go obowiązek integracji kasy z terminalem płatniczym, bowiem w prowadzonej działalności gospodarczej sprzedaż na rzecz osób prywatnych ewidencjonuje przy zastosowaniu drukarki fiskalnej.