Nowe rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących

Zmiana Prawa Od 1 maja 2019 r. ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, co do zasady, powinno być prowadzone przy zastosowaniu nowego rodzaju kas typu online. Zmiana ta została wprowadzona ustawą z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo o miarach (Dz. U. poz. 675).

Nowe kasy online i kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii obecnie funkcjonują równolegle i wiele obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji, stosowaniem kas oraz organizowaniem i prowadzeniem serwisów jest wspólnych i niezależnych od rodzaju kasy. Minister Finansów wydał nowe rozporządzenie z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 816), które zasadniczo obowiązuje od 1 maja br., uwzględniające regulacje w zakresie stosowania wszystkich rodzajów kas rejestrujących, zarówno kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii, jak i kas online.

Na potrzeby nowych regulacji w rozporządzeniu zdefiniowano nowe pojęcia, takie np. jak:

dokument fiskalny - przez który należy rozumieć dokument wystawiany przy użyciu kasy zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy:

w przypadku kas online - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny,
w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy;

kasa online - to kasa, o której mowa w art. 111 ust. 6a ustawy;
numer ewidencyjny - w przypadku kas online - należy przez to rozumieć indywidualny i niepowtarzalny numer nadany kasie podczas fiskalizacji, zapisany w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, identyfikujący kasę w Centralnym Repozytorium Kas;
dokument w postaci elektronicznej - to utworzony przez kasę online zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej oraz przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas;
program do odczytu pamięci - przez co rozumie się zewnętrzny program umożliwiający w kasach online bezpośredni i lokalny odczyt oraz weryfikację i prezentację danych z pamięci fiskalnej i pamięci chronionej przez interfejsy komunikacyjne;
fiskalizacja - w przypadku kas online - rozumie się przez to jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji;
pamięć operacyjna - to pamięć wielokrotnego zapisu zawarta w kasie, pracująca pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w której są przechowywane dane pochodzące z bieżącej czynności kasowej, do czasu zapisu danych z tej czynności, bezpośrednio po jej zakończeniu, w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, albo na informatycznym nośniku danych, albo do czasu ich usunięcia przez procedurę awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej, niedostępna dla użytkownika kasy;
raport fiskalny fiskalizacji - przez który należy rozumieć raport fiskalny wystawiany przy użyciu kasy online, potwierdzający dokonanie fiskalizacji i przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas.

» Użytkowanie kas online

W przypadku kas online, podatnicy nie mają obowiązku zgłaszania tego rodzaju kasy do urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego. Oznacza to, że fiskalizacja i tym samym zgłoszenie kasy do naczelnika urzędu skarbowego są dokonywane automatycznie (kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas).

Zgodnie z § 20 ust. 1 rozporządzenia, podatnik może prowadzić ewidencję własnej sprzedaży przy użyciu kasy online, przyjętej w używanie na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej z podmiotem oddającym kasy w używanie.

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika w sposób trwały nie jest możliwe zapewnienie połączenia poprzez sieć telekomunikacyjną z Centralnym Repozytorium Kas umożliwiającego przekazywanie danych w sposób ciągły, podatnik ma obowiązek złożenia do naczelnika urzędu skarbowego wniosku o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych według wzoru określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

» Obowiązkowe oświadczenia składane przez osoby obsługujące kasy

Jednym z najistotniejszych obowiązków podatników użytkujących kasy rejestrujące jest obowiązek zapoznania osób prowadzących ewidencję z informacją o zasadach jej prowadzenia i wystawiania paragonu fiskalnego oraz o skutkach ich nieprzestrzegania. Osoba prowadząca ewidencję - przed rozpoczęciem jej prowadzenia - składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia (więcej na ten temat piszemy w niniejszym numerze "Poradnika VAT" w dziale "Wzory pism i formularzy", w którym przedstawiamy przykładowo wypełniony wzór ww. oświadczenia).

» Obowiązek wystawiania i wydawania paragonu

W rozporządzeniu wprowadzono generalną zasadę, zgodnie z którą podatnicy prowadząc ewidencję są zobowiązani do wystawienia i wydania nabywcy bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności (bez względu na formę płatności) oraz do umieszczenia wyświetlacza kasy w miejscu umożliwiającym mu odczyt wyświetlanych na nim danych, jak również do zapewnienia stanu technicznego kasy gwarantującego czytelny wydruk paragonów fiskalnych i faktur, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży (§ 6 ust. 1 pkt 1, 8 i 9).

Odrębnie uregulowano natomiast obowiązki podatnika związane z wystawieniem i wydaniem paragonu w stosunku do otrzymanych zaliczek przed dokonaniem sprzedaży.

W § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia zapisano bowiem, że obowiązek wystawienia i wydania paragonu fiskalnego, bez żądania nabywcy, w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości lub części zapłaty:

w gotówce - powstaje z chwilą jej otrzymania, zaś
za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem - powstaje niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Co jest istotne, z uzasadnienia do projektu omawianego rozporządzenia wynika, iż przez zapłatę w gotówce należy rozumieć również płatność kartą płatniczą w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2019 r. poz. 659 ze zm.).

» Nowe oznaczenia literowe przypisane do poszczególnych stawek VAT

W myśl § 6 ust. 1 pkt 5 lit. a-f) rozporządzenia podatnik ma obowiązek przypisania oznaczeń literowych od "A" do "G" do właściwych stawek podatku VAT. Zgodnie z nowym przepisem:

literze "A" - jest przypisana stawka podstawowa podatku w wysokości 22% albo 23%,
literze "B" - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 7% albo 8%,
literze "C" - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 5%,
literze "D" - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 0%,
literze "E" - jest przypisane zwolnienie od podatku,
literze "F" i "G" - są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy;

Na mocy przepisu przejściowego (§ 59 rozporządzenia) do końca lipca br. podatnicy mają czas na ewentualne przeprogramowanie używanych kas w taki sposób, aby odpowiadały one wskazanym wyżej warunkom określonym w rozporządzeniu.

Przy czym jak wskazano w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia: "(...) Realizacja tego obowiązku w praktyce będzie oznaczała, że podatnik będzie miał obowiązek dokonania przyporządkowania właściwych oznaczeń literowych w odniesieniu jedynie do stawek podatku przypisanych do nazw towarów i usług, których dostaw lub świadczeń dokonuje, a nie wszystkich oznaczeń literowych, przewidzianych w rozporządzeniu; na żądanie organu podatkowego będzie miał obowiązek przedstawić zaprogramowane w kasie stawki podatku przypisane odpowiednim oznaczeniom literowym (nie oznacza to obowiązku wprowadzania tych oznaczeń literowych w książce serwisowej). (...)"

» Zmiana podmiotu prowadzącego serwis

Podatnicy mogą dokonać na podstawie § 9 ust. 3 rozporządzenia zmiany podmiotu prowadzącego serwis kas bez konieczności uzyskania zgody podmiotu prowadzącego serwis główny. Przy czym, o zmianie tej w terminie 5 dni od dnia jej dokonania podatnik obowiązany jest powiadomić podmiot prowadzący serwis główny. Co jest istotne, podatnik może dokonać zmiany podmiotu prowadzącego serwis główny wyłącznie na podmiot, który na dzień dokonywania tej zmiany widnieje w prowadzonym przez Szefa KAS publicznym wykazie serwisantów posiadających upoważnienie do serwisowania kas.

Ww. regulacje wejdą w życie od 1 lipca 2019 r.

» Obowiązkowy przegląd techniczny kas

Przepisy § 54 i § 55 określają z kolei terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas rejestrujących (dotyczy to zarówno kas online, jak i kas dotychczas wykorzystywanych), które zasadniczo, powielają treść przepisów § 33 i § 34 rozporządzenia z 2013 r. Zgodnie z tymi regulacjami obowiązkowego przeglądu technicznego kasy należy dokonywać nie rzadziej niż co 2 lata.

Jednocześnie wprowadzone zostały zmiany mające na celu zwolnienie podatnika z wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego kas w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, pod warunkiem, że nie jest prowadzona za ich pośrednictwem ewidencja. W takiej sytuacji podatnik jest zobowiązany do dokonania obowiązkowego przeglądu technicznego kasy po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.

W § 54 ust. 4 rozporządzenia określono odrębnie termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego kas online oddanych w używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, wskazując, że ma on być wykonany przez podatnika po objęciu kasy w używanie, przed dniem fiskalizacji.

W § 55 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia wskazano, że w przypadku kas online dokonany obowiązkowy przegląd techniczny zapisywany jest w pamięci fiskalnej.