Terminy dokonywania przeglądów technicznych kas

» Termin przeprowadzenia przeglądu technicznego

W myśl § 54 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie kas, obowiązkowego przeglądu technicznego kas (dotyczy to zarówno kas on-line, jak i kas dotychczas wykorzystywanych) dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata.

W przypadku natomiast kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Ponadto, serwisant kas, w terminie 3 dni od dnia dokonanego przez podatnika zgłoszenia, powinien wykonać obowiązkowy przegląd techniczny kasy (§ 51 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas).

Obowiązkowemu przeglądowi technicznemu powinna być również poddana każda kasa rejestrująca, która została przez podatnika utracona (np. w wyniku kradzieży), a następnie odzyskana i przeznaczona ponownie do ewidencjonowania (§ 10 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia). Przy czym ponowne jej zastosowanie może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu tego przeglądu.

Termin pierwszego, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy liczony jest od dnia fiskalizacji kasy, przez którą stosownie do § 2 pkt 4 rozporządzenia należy rozumieć:

• w przypadku kas on-line - jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji,
   
• w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wystawieniem raportu fiskalnego dobowego.

Ponadto w przypadku kas oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub umowy o podobnym charakterze podatnik jest zobowiązany pierwszego przeglądu technicznego kasy dokonać po objęciu kasy w używanie, przed dniem dokonania fiskalizacji (§ 54 ust. 4 rozporządzenia).

Jeśli chodzi natomiast o sposób ustalenia terminu wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego kas, to należy stosować tu przepisy art. 12 § 3-5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.), w myśl których:

• terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca,
   
• terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było - w dniu, który poprzedzałby bezpośrednio ten dzień,
   
• jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
  
  

» Przegląd techniczny przy zawieszeniu działalności

Obowiązkowego przeglądu technicznego kas nie dokonuje się w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, pod warunkiem, że nie jest prowadzona za ich pośrednictwem ewidencja. W takiej sytuacji podatnik jest zobowiązany do dokonania obowiązkowego przeglądu technicznego kasy po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji (§ 54 ust. 5 rozporządzenia).

» Wymiana modułu fiskalnego

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 16 stycznia 2020 r., nr 0112-KDIL3.4012.23.2019.1.JK wskazał, że wymiana modułu fiskalnego kasy i jego fiskalizacja przerywa bieg poprzedniego przeglądu technicznego dokonanego przed wymianą modułu.

W tym zakresie czytamy: "(...) obowiązkowy przegląd techniczny kasy z wymienionym modułem fiskalnym, powinien być wykonany w okresie nieprzekraczającym 2 lat od wymiany modułu kasy. Przy czym (...) wymiana modułu fiskalnego kasy i jego ponowna fiskalizacja przerywa bieg poprzedniego przeglądu technicznego dokonanego przed wymianą modułu. (...)"

Powołując się na przepisy rozporządzenia w sprawie kas, Dyrektor KIS podkreślił, iż podatnicy mają obowiązek wykonać obowiązkowy przegląd techniczny kasy rejestrującej nie rzadziej niż co 2 lata. Oznacza to, że mogą oni dokonywać go częściej, a termin kolejnego przeglądu upłynie po 2 latach od ostatniego przeglądu. W jego opinii: "(...) Wcześniejsze - niż po upływie dwuletniego terminu - dokonanie przeglądu przerywa bieg dwuletniego terminu na dokonanie przeglądu technicznego. (...)"

W § 55 rozporządzenia w sprawie kas wymieniono czynności, jakie należy dokonać w trakcie przeglądu technicznego kas fiskalnych.

Stosownie do tego przepisu obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:

• stanu i liczby plomb kasy oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;
   
• stanu obudowy kasy;
   
• czytelności dokumentów drukowanych przez kasę;
   
• programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii programu archiwizującego, ich wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu;
   
• poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych, z wyjątkiem przeglądów określonych w § 54 ust. 4;
   
• poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy;
   
• stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;
   
• poprawności ustawień zegara kasy.

Ponadto, obowiązkowy przegląd techniczny obejmuje również wpis jego wyniku do książki kasy, w przypadku kas on-line zapisanie tego przeglądu w pamięci fiskalnej, jak również dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie tego przeglądu, w szczególności wydruku raportu z kasy potwierdzającego jego dokonanie (§ 55 ust. 2 rozporządzenia).

Obowiązek terminowego przeglądu kasy spoczywa wyłącznie na użytkowniku tej kasy. Podatnik, który nie wywiązuje się z tego obowiązku naraża się na konsekwencje finansowe określone przez ustawodawcę w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że jeśli podatnik w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji za pomocą kas zakończy działalność gospodarczą lub nie podda kas w obowiązującym terminie przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis, zobowiązany jest do zwrotu odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy rejestrującej.

Przy czym ww. obowiązek zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot dotyczy tylko tych kas, których te przypadki dotyczą. Wynika tak z § 5 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie odliczania.

W przypadku czynnych podatników VAT zwrotu ulgi należy dokonać na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu.

Natomiast podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT (tj. zwolnieni z VAT), zwrotu ulgi powinni dokonać do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Warto w tym miejscu podkreślić, że do zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydatkowanych na zakup kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii nie są obowiązani podatnicy, którzy na mocy znowelizowanych przepisów ustawy o VAT zobowiązani są do ich wymiany na kasy on-line w ściśle określonych w ustawie terminach.

Ponadto, niedopełnienie przez podatnika ww. obowiązku grozi również karą w wysokości 300 zł, którą jest on zobowiązany uiścić w terminie 14 dni od otrzymania decyzji w tej sprawie (art. 111 ust. 6ka i 6l oraz art. 145a ust. 10 i 11 ustawy o VAT).

Uwaga

Konsekwencją nieterminowego dokonania przeglądu kasy fiskalnej jest:

• zwrot przez podatnika odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy (w przypadku gdy ma to miejsce przed upływem 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania),
   
• kara pieniężna w wysokości 300 zł.

Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.podatki.gov.pl) zamieszczono komunikat dotyczący przeprowadzania okresowych przeglądów kas rejestrujących w związku z sytuacją kryzysową związaną z zagrożeniem rozprzestrzeniania się wirusa COVID-19.

W komunikacie czytamy: "(...) W związku z pojawiającymi się sygnałami ze strony producentów oraz podmiotów zajmujących się serwisem kas rejestrujących, dotyczącymi obaw serwisantów w zakresie przeprowadzania przeglądów okresowych kas rejestrujących związanych z zagrożeniem wirusem COVID-19, Ministerstwo Finansów informuje, że w sytuacji nadzwyczajnej jaka jest obecnie spowodowana rozprzestrzenianiem się koronawirusa, podatnicy mogą indywidualnie zwracać się z wnioskami do naczelników urzędów skarbowych o odroczenie terminu przeglądu technicznego do lipca 2020 r. z uwagi na zapobieganie rozprzestrzeniania się wirusa (podkreślenie redakcji). (...)"

Ministerstwo Finansów podkreśliło, że wniosek taki powinien być złożony przed terminem przeglądu technicznego kasy rejestrującej.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom Czytelników, nasze Wydawnictwo opracowało wzór takiego wniosku (który dostępny jest na stronie www.druki.gofin.pl). Poniżej przedstawiamy przykładowo wypełniony wzór ww. wniosku. Niemniej jednak warto mieć na uwadze, że poszczególne urzędy skarbowe mogą żądać złożenia wniosku na własnym druku.