Fiskalizacja kasy

» Kasy on-line

W myśl § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas on-line podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając tym samym połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy o VAT.

Przez fiskalizację kas on-line należy rozumieć jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji, pobraniem i zapisem w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych oraz uruchomieniem trybu fiskalnego. Odbywa się ona automatycznie i jest dokonywana przy pomocy serwisanta wyłącznie w trybie serwisowym.

Uwaga

W przypadku fiskalizacji kas on-line podatnik nie przekazuje żadnych dokumentów w postaci papierowej do naczelnika urzędu skarbowego; cały proces dokonywany jest elektronicznie.

Z ww. art. 111a ust. 3 ustawy wynika m.in., że dane z używanych przez podatników kas rejestrujących są przesyłane do CRK w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).

Automatycznemu przesyłaniu danych z kasy on-line do Centralnego Repozytorium Kas podlegają dokumenty fiskalne i niefiskalne oraz inne dane związane z używaniem kasy zapisane w pamięci chronionej od czasu poprzedniego automatycznego przesyłania danych (§ 17 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas).

W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie trwale połączenia pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas, podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie kas.

» Kasy w postaci oprogramowania

Przez fiskalizację kasy wirtualnej - analogicznie jak przy on-line - rozumie się jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę kasy, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji, pobraniem i zapisem w bazie danych kasy harmonogramu przesyłania danych oraz uruchomieniem trybu fiskalnego kasy.

Rozpoczynając proces fiskalizacji kasy wirtualnej należy zapewnić połączenie internetowe z Centralnym Repozytorium Kas. Łącze musi umożliwiać przesłanie poleceń z CRK do kasy wirtualnej w czasie procesu fiskalizacji. Fiskalizacji dokonuje się wyłącznie w trybie obsługi kasy, gdy baza danych kasy nie zawiera żadnych informacji, z wyjątkiem numeru unikatowego.

Proces fiskalizacji obejmuje czynności określone w § 17 załącznika nr 1 do rozporządzenia.

Kasa w postaci oprogramowania jest połączona z jednym urządzeniem, na którym dokonano fiskalizacji. Nie jest możliwe uruchomienie kasy wirtualnej na innym urządzeniu po przeprowadzeniu fiskalizacji.

» Kasy z elektronicznym zapisem kopii o zastosowaniu specjalnym

Rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przez podatnika z użyciem kas z elektronicznym zapisem kopii o zastosowaniu specjalnym (dla których Prezes GUM od 1 stycznia 2024 r. nie wydaje potwierdzeń, że spełniają one funkcje, kryteria i warunki techniczne dla tych kas) jest poprzedzone dokonaniem fiskalizacji przez serwisanta poprzez jednokrotne i niepowtarzalne uruchomienie trybu fiskalnego z równoczesnym wpisaniem numeru identyfikacji podatkowej podatnika (NIP) do pamięci fiskalnej. Fiskalizacja kasy jest potwierdzana wystawieniem raportu dobowego, którego wydruk dołączany jest do książki kasy.

Natomiast podatnik instalujący kasę z elektronicznym zapisem kopii musi złożyć do naczelnika urzędu skarbowego dokument "Zgłoszenie/aktualizacja zgłoszenia danych dotyczących kasy przez podatnika". Jego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia w sprawie kas.

W myśl § 22 ust. 5 ww. rozporządzenia zgłoszenie to powinno być dokonane w terminie 7 dni od dnia dokonania fiskalizacji.

W oparciu o to zgłoszenie naczelnik urzędu skarbowego nadaje kasie numer ewidencyjny, który podatnik powinien wpisać do książki kasy oraz nanieść na jej obudowę. Numer ewidencyjny kasy oraz książki kasy są identyczne i nie mogą być przypisane innym urządzeniom.