Jak korygować sprzedaż zaewidencjonowaną w kasie rejestrującej?

Zasady dokonywania korekty obrotu zarejestrowanego w kasie fiskalnej, w związku z popełnieniem tzw. oczywistych pomyłek zostały uregulowane w § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas. W myśl tego przepisu, w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznej jej korekty poprzez ujęcie w odrębnej ewidencji:

• błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),
   
• krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Ponadto podatnik zobowiązany jest ponownie zaewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu kasy, z tym że już w prawidłowej wysokości (§ 3 ust. 6 ww. rozporządzenia).

Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór ewidencji pomyłek zarejestrowanych w kasie fiskalnej.
 

W przypadku zwrotów towarów czy uznanych reklamacji podatnik do prowadzonej odrębnej ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas ma obowiązek dołączenia dokumentu potwierdzającego sprzedaż (np. paragonu fiskalnego czy wydruku z terminala, przy płatności bezgotówkowej). Natomiast w sytuacji, gdy popełniono oczywistą pomyłkę, podatnik w celu dokonania jej korekty jest zobowiązany dołączyć oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła ta pomyłka (§ 3 ust. 5 pkt 2 ww. rozporządzenia).

Przykładowy wzór ewidencji pomyłek dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl

W praktyce nie zawsze jednak jest możliwość uzyskania od klienta oryginału paragonu. Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach w takich sytuacjach uznają, że dowodzenie zaistniałego błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. Podkreślają jednak, że to na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg.

Takie stanowisko zaprezentował m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 2 listopada 2015 r., nr ILPP2/4512-1-554/15-5/MR, w której czytamy m.in.:

"(...) Wskazać należy, że gdy dana transakcja została zaewidencjonowana dwukrotnie (prawidłowo i nieprawidłowo) na kasie rejestrującej i do ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 5 rozporządzenia (w sprawie kas – przyp. redakcji) nie zostały dołączone oryginały paragonu fiskalnego, to Wnioskodawca powinien posiadać inne dokumenty świadczące o stanie faktycznym. (...)

Zatem w sytuacji, kiedy Wnioskodawca nie dysponuje oryginałem paragonu, ponieważ np. zaginie, ulegnie zniszczeniu, zostanie wydany klientowi, z którym po transakcji sprzedaży nie ma ponownego kontaktu – może skorygować obrót z tytułu sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy fiskalnej przy założeniu, że podstawą prawidłowego sporządzenia rozliczenia jest rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczej, udokumentowany rzetelnymi dowodami i wynika z zapisów zawartych w prowadzonych urządzeniach księgowych.

Dowodzenie zaistnienia błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt pomyłki w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zatem, w świetle powyższej analizy, stwierdzić należy, że Wnioskodawcy w związku z opisanymi pomyłkami ujawnionymi w wyniku samokontroli lub w wyniku zgłoszenia przez klienta przy żądaniu wystawienia faktury, przysługuje uprawnienie do korekty opisanych transakcji, pomimo nieposiadania oryginału paragonu. Warunkiem jednak jest udokumentowanie zdarzeń (korekt) innymi wiarygodnymi dowodami (np. umowami, wewnętrznymi dowodami przyjęcia zamówienia na usługę). (...) "

Klub sportowy ewidencjonuje w kasie fiskalnej sprzedaż biletów na mecze. Zdarza się, że z powodu odwołania meczu klienci zwracają bilety, a klub oddaje należność. Wówczas takie zwroty są ujmowane w odrębnej ewidencji pozwalającej na skorygowanie obrotu zarejestrowanego w kasie. Czy oprócz tego należy sporządzać protokół przyjęcia zwrotu, o którym mowa w przepisach dotyczących kas?

Obowiązkowe dane, jakie powinna zawierać ewidencja zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów czy usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży wymienione zostały w § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas. Ewidencja ta oprócz m.in. daty sprzedaży, wskazania terminu dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi czy też dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży powinna zawierać protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

W opisywanej sytuacji, tj. gdy dochodzi do zwrotu biletów w związku z odwołaniem imprezy sportowej – w świetle wyjaśnień Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 10 lutego 2014 r., nr IBPP3/443-1397/13/LŻ – nie mamy do czynienia ze zwrotem towaru ani też z reklamacją usługi (lub towaru).

Rozpatrywana przez organ podatkowy sprawa dotyczyła podatnika (teatru) prowadzącego sprzedaż biletów na spektakle i koncerty. Jak wskazał podatnik, czasami bilety te zwracane były przez klientów przed rozpoczęciem spektaklu bez podawania przyczyny lub też w przypadku odwołania spektaklu. Kwestią sporną była konieczność (bądź nie) sporządzenia protokołu zwrotu, o którym mowa w § 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas.

Zdaniem fiskusa czynność przekazania biletów klientom należy rozpatrywać na gruncie art. 8 ust. 1 ustawy o VAT, regulującego kwestię świadczenia usług. Zgodnie z tym przepisem przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7.

Powołując się na definicję słownikową wyrazu "reklamacja" organ uznał, iż: "(...) zarówno w przypadku rezygnacji z usługi przez samego widza (nabywcę biletu) czy też w związku z niezrealizowaniem usługi przez Teatr z powodu odwołania spektaklu czyli w sytuacji zwrotu biletu na spektakl, za który następuje zwrot należności klientom na podstawie biletu oraz paragonu a sporadycznie na podstawie samego biletu, nie znajdzie zastosowania unormowanie § 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia, które stanowi, że elementem ewidencji zwrotów ma być protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. (...) "

Przy czym jak podkreślono brak obowiązku sporządzania protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi, o którym mowa w rozporządzeniu w sprawie kas, nie zwalnia podatnika z udokumentowania w inny sposób faktu zwrotu biletów.

Jak skorygować sprzedaż towaru z błędną stawką VAT (23% zamiast 8%) udokumentowaną paragonami fiskalnymi?

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych uznają, że w przypadku zaewidencjonowania w kasie fiskalnej sprzedaży towaru z zawyżoną stawką VAT udokumentowaną paragonem, korekta VAT nie może być dokonana. Ich zdaniem ciężar podatku VAT z tytułu sprzedaży został przeniesiony na ostatecznych konsumentów (osoby fizyczne). Zwrot zapłaconego podatku VAT na rzecz podatnika, który nie poniósł ekonomicznego ciężaru tego podatku, oznaczałby nieuzasadnione przysporzenie podatnika ze strony Skarbu Państwa.

Według fiskusa, jeśli podatnik nie zamierza zwracać nienależnie pobranego podatku nabywcom, to nie może on też skorygować zawyżonej stawki VAT.

Takie stanowisko prezentuje przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 27 listopada 2015 r., nr IPTPP1/4512-546/15-2/RG, w której czytamy: "(...) nienależnie naliczona kwota podatku VAT bezsprzecznie należy się temu, kto wartość tę utracił, a zatem tej osobie, która faktycznie poniosła ekonomiczny ciężar podatku. W niniejszej sprawie będą to klienci nabywający karty wstępu (w postaci m.in. kart wstępu, karnetów, wejść jednorazowych oraz biletów wstępu) uprawniające do korzystania z obiektu. Natomiast z opisu sprawy nie wynika, aby Wnioskodawca dokonał lub zamierzał dokonać zwrotu różnicy kwoty podatku klientom.

W związku z powyższym, w odniesieniu do klientów, którym nie wystawiono faktur, w okolicznościach niniejszej sprawy, tj. braku zwrotu różnicy kwoty podatku klientom, Wnioskodawca nie ma prawa do skorygowania w deklaracji kwoty podatku należnego poprzez wykazanie stawki 8% dla sprzedaży kart wstępu (w postaci m.in. kart wstępu, karnetów, wejść jednorazowych oraz biletów wstępu) uprawniających do korzystania z obiektu zamiast stawki 23%. (...)"

Analogicznie uznał ten sam Dyrektor IS w interpretacji z 24 lipca 2015 r., nr IPTPP1/4512- 238/15-5/AK oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 3 lipca 2015 r., nr IBPP2/4512-297/15/JJ.

W tym miejscu należy przypomnieć, że wcześniej organy podatkowe zezwalały na skorygowanie zawyżonej stawki VAT w przypadku sprzedaży udokumentowanej paragonem fiskalnym, pod warunkiem zarejestrowania takiego zdarzenia w odpowiedniej ewidencji korekt (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 4 maja 2015 r., nr IPPP2/4512-140/15-2/DG czy Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 31 lipca 2014 r., nr IPTPP4/443-366/14-2/BM). Wówczas, jak wskazał Dyrektor IS w Łodzi w interpretacji z 31 lipca 2014 r. korekta taka powinna być dokonana w deklaracjach za miesiące, w których wystąpiły błędy.

Niemniej jednak interpretacje te zostały usunięte ze strony internetowej Ministerstwa Finansów, co oznacza, iż podatnicy decydując się na dokonanie korekty in minus w kasie rejestrującej muszą liczyć się z możliwością wejścia w spór z fiskusem.