Termin dokonywania przeglądów technicznych kas oraz ich zakres

Podatnicy, którzy w prowadzonej działalności gospodarczej do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego stosują kasy rejestrujące zobowiązani są do dokonywania przeglądów technicznych tych kas. Obowiązek ten wynika z art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11 ustawy o VAT, w myśl których podatnik jest zobowiązany zgłaszać kasy rejestrujące do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących, jak również poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji. Terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas określone zostały w rozporządzeniu w sprawie kas.

1. Obowiązkowe przeglądy techniczne kas rejestrujących

W myśl § 33 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie kas, obowiązkowego przeglądu technicznego kas dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata.

W przypadku natomiast kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Ponadto, serwisant kas, w terminie 5 dni od dnia dokonanego przez podatnika zgłoszenia, powinien wykonać obowiązkowy przegląd techniczny kasy (§ 31 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas).

Obowiązkowemu przeglądowi technicznemu powinna być również poddana każda kasa rejestrująca, która została przez podatnika utracona (np. w wyniku kradzieży), a następnie odzyskana i przeznaczona ponownie do ewidencjonowania (§ 17 ust. 2 pkt 2 ww. rozporządzenia). Przy czym ponowne jej zastosowanie może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu tego przeglądu.

Termin pierwszego, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy liczony jest od dnia fiskalizacji kasy, przez którą należy rozumieć jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.

Tak też stanowisko zaprezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 26 sierpnia 2015 r., nr IPPP2/4512-554/15-2/MMa, podkreślając przy tym, że termin ten, jak i każdego kolejnego przeglądu kasy rozpoczyna nowy dwuletni okres dla wykonania następnego obowiązkowego przeglądu.

Jeśli chodzi natomiast o sposób ustalenia terminu wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego kas, to należy stosować tu przepisy art. 12 § 3-5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.), w myśl których:

terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca,
terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było - w dniu, który poprzedzałby bezpośrednio ten dzień,
jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Przykład

Podatnik ewidencjonuje obrót przy zastosowaniu jednej kasy rejestrującej. Ostatniego przeglądu technicznego kasy dokonał w dniu 26 lipca 2014 r. Następny przegląd powinien być dokonany najpóźniej 26 lipca 2016 r.

Podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis kas dokonuje przeglądu technicznego na zlecenie podatnika, tak więc obowiązkiem podatnika jest dbałość o terminowe wykonywanie przeglądów, co wynika z § 14 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia.

W związku z zapełnieniem modułu fiskalnego w jednej z kas dokonano jego wymiany na nowy. Czy w opisywanej sytuacji, termin dokonania obowiązkowego przeglądu kasy (co 2 lata) należy liczyć od momentu wymiany modułu fiskalnego, czy od ostatnio przeprowadzonego przeglądu technicznego?

Zagadnienie przedstawione powyżej rozpatrywane było przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 14 marca 2014 r., nr IPPP2/443-1391/13-2/JW. Organ podatkowy podkreślił, że: "(...) dopuszczalna jest wymiana modułu z pamięcią fiskalną kasy rejestrującej, pod warunkiem, że konstrukcja urządzenia umożliwia instalację nowego modułu fiskalnego. Jeśli więc zostanie dokonana wymiana pamięci fiskalnej kasy, oraz zostanie dokonana czynność fiskalizacji modułu kasy, użytkowanie kasy rejestrującej jest nadal możliwe.

(...) należy stwierdzić, że wymagane jest aby kasy rejestrujące poddawać obowiązkowym przeglądom technicznym nie rzadziej niż co 2 lata. Zatem skoro po wymianie modułu fiskalnego kasy rejestrującej, dokonano fiskalizacji (aktywowania) nowego modułu fiskalnego i fakt ten został zgłoszony do właściwego urzędu skarbowego, to w związku z tym kasa została dopuszczona do ponownego użytku tj. ewidencjonowania obrotów i kwot podatku należnego. (...)"

Zdaniem organu w takiej sytuacji, obowiązkowy przegląd techniczny kasy z wymienionym modułem fiskalnym, powinien być wykonany nie rzadziej niż co 2 lata, licząc od dnia wymiany modułu kasy, co jest zgodne z § 33 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas. W związku z tym - jak podkreślono - wymiana modułu fiskalnego kasy i jego fiskalizacja przerywa bieg poprzedniego przeglądu technicznego dokonanego przed wymianą modułu.

2. Zakres przeglądów technicznych kas

W § 34 ww. rozporządzenia wymieniono czynności, jakie należy dokonać w trakcie przeglądu technicznego kas fiskalnych.

Stosownie do tego przepisu obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:

a) stanu wszystkich plomb kasy i zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywaniem serwisu kasy;

b) stanu obudowy kasy;

c) czytelności dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę;

d) programu pracy kasy i programu archiwizującego, jego wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;

e) poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie emisji dokumentów fiskalnych;

f) poprawności działania wyświetlacza klienta;

g) stanu pamięci fiskalnej kasy i modułu fiskalnego kasy co do zgodności z dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;

h) stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy.

Ponadto, obowiązkowy przegląd techniczny obejmuje również wpis jego wyniku do książki kasy oraz dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie tego przeglądu, w szczególności kopii faktury (§ 34 ust. 2 rozporządzenia).

3. Konsekwencje nieterminowego przeglądu kasy fiskalnej

Obowiązek dopilnowania terminowego przeglądu kasy spoczywa wyłącznie na użytkowniku tej kasy. Podatnik, który nie wywiązuje się z tego obowiązku naraża się na konsekwencje finansowe określone przez ustawodawcę w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że jeśli podatnik w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania nie dokona w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do przeglądu technicznego przez właściwy serwis, zobowiązany jest do zwrotu odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy rejestrującej.

Z kolei zasady "techniczne" dokonywania zwrotu ulgi otrzymanej z tytułu nabycia kas rejestrujących określone są w § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie odliczania.

Zgodnie z tym przepisem, czynny podatnik VAT zwrotu ulgi powinien dokonać na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po:

miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy miesięczne,
kwartale, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy kwartalne.

Przykład

Podatnik od 2 lutego 2014 r. użytkuje 2 kasy fiskalne. Przy zakupie tych kas odliczył przysługującą mu ulgę. W wyniku kontroli urząd skarbowy stwierdził, iż w lutym 2016 r. minął termin obowiązkowego przeglądu technicznego, który nie został wykonany. W związku z tym podatnik zobowiązany jest do zwrotu ulgi z tytułu zakupu tych kas w terminie do 25 marca 2016 r.

Kwotę zwrotu odliczonej ulgi z tytułu nabycia kas rejestrujących należy wykazać w części C deklaracji VAT-7, VAT-7K i VAT-7D w poz. 37: "Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, o którym mowa w art. 111 ust. 6 ustawy".

Natomiast podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT (tj. zwolnieni z VAT), zwrotu ulgi powinni dokonać nie później niż do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

» Brak przeglądu technicznego kasy nie zawsze oznacza konieczność zwrotu odliczonej ulgi

Od 2009 r. podatnik w prowadzonej działalności stosuje kasę fiskalną. W wyniku przeprowadzonej kontroli, organ podatkowy stwierdził, że w listopadzie 2015 r. minął termin obowiązkowego przeglądu technicznego, który nie został wykonany. Czy w związku z tym, był on zobowiązany do zwrotu ulgi z tytułu zakupu tej kasy? Do tej pory przeglądy techniczne kasy wykonywane były w obowiązujących terminach.

Z uwagi na fakt, że od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania (tj. od 2009 r.) do dnia kontroli (tj. do listopada 2015 r.) minął już 3-letni okres, o którym mowa w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT oraz to, że podatnik w tym czasie dokonywał, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, obowiązkowych przeglądów technicznych kasy przez właściwy serwis, nie jest zobowiązany do zwrotu kwoty wydatkowanej na jej zakup.

Takie też stanowisko zaprezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 22 maja 2013 r., nr ILPP2/443-164/13-3/AKr, w której czytamy:

"(...) jeżeli po trzech latach np. w czwartym roku od momentu rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej podatnik nie dokonał przeglądu technicznego kasy w wyznaczonym w rozporządzeniu terminie, to nie ma on obowiązku dokonania zwrotu ulgi na zakup kasy. (...)"