Czy w 2013 r. wrócimy do 5-letniego okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych?

W myśl art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Kasa rejestrująca musi drukować oryginały i kopie paragonów dla każdej sprzedaży, raporty fiskalne dobowe i okresowe, a ponadto może również drukować faktury VAT. Wszystkie te dokumenty muszą być sporządzone w języku polskim.

Obecnie, zasady przechowywania tych dokumentów określone są w ustawie o VAT, jak również w rozporządzeniu w sprawie warunków technicznych.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących - co do zasady - obowiązani są do przechowywania kopii dokumentów kasowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (tj. 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

Archiwizowanie papierowych kopii dokumentów kasowych przez 5 lat, w szczególności paragonów fiskalnych, to dla niektórych podatników nie tylko obciążenie finansowe, ale również problemy natury technicznej.

Dlatego też, na mocy § 19 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Przypomnieć należy, że termin określony w wyżej przytaczanym przepisie § 19 rozporządzenia, wprowadzony został rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2011 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. nr 140, poz. 818).

Uwaga

Wygaśnięcie z końcem 2012 r. okresu przejściowego skracającego z 5 lat do 2 lat obowiązek przechowywania papierowych kopii dokumentów kasowych oznacza, że od 1 stycznia 2013 r. obowiązek ich przechowywania wynosić będzie 5 lat.

1. Propozycja Ministerstwa Gospodarki

Wprowadzenie, jako zasady, dwuletniego okresu przechowywania kopii dokumentów papierowych generowanych przez kasy fiskalne proponowało Ministerstwo Gospodarki w projekcie założeń projektu ustawy o ułatwieniu warunków wykonywania działalności gospodarczej z 9 października 2012 r. (tzw. czwarta ustawa deregulacyjna).

Jak wskazano w uzasadnieniu tego projektu utrzymanie obowiązku przechowywania paragonów fiskalnych przez okres 5 lat generuje dla przedsiębiorców niepotrzebne obciążenia administracyjne. Zdaniem projektodawców wprowadzenie jako zasady dwuletniego okresu przechowywania kopii dokumentów papierowych generowanych przez kasy fiskalne jest wystarczające dla zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.

Ponadto zwrócono uwagę na to, że dobowe raporty fiskalne pozostają w pamięci kasy i zawsze jest możliwość ponownego ich odczytania w raporcie miesięcznym, co gwarantuje organom podatkowym dostęp do informacji, które znajdują się na kopiach paragonów fiskalnych.

2. Prośba Rzecznika Praw Obywatelskich

Rzecznik Praw Obywatelskich, pismem z 8 listopada 2012 r. wystąpił do Ministra Finansów z prośbą o utrzymanie dwuletniego okresu przechowywania paragonów fiskalnych przez przedsiębiorców.

Z pisma wynika, iż we wrześniu 2011 r. Rzecznik Praw Obywatelskich został poinformowany, że skrócenie - do dwóch lat - okresu obowiązkowego przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzonych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym było rozwiązaniem przejściowym. Wprowadzono je ze względu na sygnalizowane przez podatników trudności techniczne spowodowane dużą ilością rolek dokumentacji paragonowej, podlegającej archiwizacji oraz niewielki udział kas umożliwiających archiwizowanie kopii dokumentów na nośnikach informatycznych w ogólnej liczbie kas.

Rzecznik przyznaje, iż jest świadomy znaczenia informacji utrwalonych na paragonach kasowych dla kontroli prawidłowości rejestrowania sprzedaży. Pragnie jednak zwrócić uwagę, że wobec braku obowiązku stosowania atestowanych gatunków papieru gwarantujących czytelność paragonów w okresie wieloletnim, powrót do pięcioletniego okresu przechowywania tych dokumentów nie zabezpieczy ich czytelności.

Dlatego też zwrócił się z prośbą o rozważenie kolejnego przedłużenia okresu przejściowego w zakresie wprowadzenia dwuletniego okresu przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzonych na nośnikach papierowych.

Reasumując

Na dzień dzisiejszy nie mamy żadnych potwierdzonych informacji, iż resort finansów wprowadzi regulacje utrzymujące dwuletni okres przechowywania kopii dokumentów fiskalnych. Dlatego też, zdaniem redakcji, powrót do niekorzystnej dla podatników opcji przechowywania kopii paragonów przez 5 lat jest już raczej przesądzony.

3. Archiwizowanie dokumentów zapisywanych elektronicznie

Kasa z elektronicznym zapisem kopii jest kasą konstrukcyjnie dostosowaną do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych. Oprócz kryteriów i warunków technicznych dotyczących zwykłych kas rejestrujących, musi ona spełniać dodatkowe wymogi określone szczegółowo w § 6 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych. Poniżej wymieniamy najistotniejsze z nich:

paragon fiskalny, raport fiskalny dobowy oraz faktura VAT muszą zawierać numer kontrolny,
w przypadku wystawiania faktur VAT, kasa musi drukować również kopie tych faktur,
wszystkie rejestracje wykonywane przez kasę muszą podlegać zapisowi w pamięci podręcznej kopii wydruków do momentu wykonania dobowego raportu fiskalnego,
informatycznych nośników danych, na których archiwizuje się kopie dokumentów kasowych nie traktuje się jako części składowej kasy rejestrującej,
transmisja danych pomiędzy kasą a systemem wykonywania kopii na informatycznych nośnikach danych musi być realizowana w postaci zaszyfrowanej,
na jednym informatycznym nośniku danych mogą być archiwizowane kopie wydruków z jednej, jak i z wielu kas tego samego typu,
specjalna część programu archiwizującego kasy ma zapewnić szybki odczyt kopii dokumentów kasowych i realizację określonych funkcji sortujących,
sporządzane raporty fiskalne okresowe (miesięczny, rozliczeniowy) powstające z odczytu raportów z pamięci fiskalnej, nie podlegają zapisowi w pamięci podręcznej kopii wydruków,
dane zapisywane w pamięci fiskalnej kasy przez program archiwizujący są dostępne do odczytu tylko przez ten program.

Zgodnie z § 7 ust. 5 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, podatnicy mogą stosować kasy z elektronicznym zapisem kopii, pod warunkiem że:

posiadają i stosują określone przez producenta krajowego lub importera w książce kasy urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych oraz
stosują zgodnie z kartą kasy autoryzowany przez producenta krajowego lub importera program archiwizujący.

Uwaga

Elektroniczne kopie paragonów fiskalnych (a także kopie faktur wystawianych z zastosowaniem kas) podatnicy muszą przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat.