Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 11 (802) z dnia 10.04.2013

Zmiany w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących

Jak już informowaliśmy w poprzednim numerze Biuletynu Informacyjnego, od 1 kwietnia 2013 r. obowiązuje "nowe" rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących (rozporządzenie z dnia 14 marca 2013 r., które zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw, pod poz. 363). Zastąpiło ono część regulacji obowiązujących dotychczas w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. nr 212, poz. 1338 ze zm. - rozporządzenie to straciło moc obowiązującą z dniem 1 kwietnia 2013 r.).

Zasadniczo "nowe" rozporządzenie stanowi odzwierciedlenie przepisów dotychczasowych. Warto jednak się z nim zapoznać, gdyż zawiera również przepisy o charakterze uzupełniającym i doprecyzowującym. Regulacje te omawiamy w tym artykule.

Obowiązek ewidencjonowania każdej sprzedaży

W stosunku do rozporządzenia z 28 listopada 2008 r. "nowe" rozporządzenie wprost stanowi o obowiązku ewidencjonowania każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej (§ 3 ust. 1 i § 4 ww. rozporządzenia).

Ewidencjonowaniu podlega również otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty).

Uznane reklamacje i pomyłki w ewidencjonowaniu

W "nowym" rozporządzeniu doprecyzowano, że nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług (§ 3 ust. 3 ww. rozporządzenia). W przypadku, gdy zwroty towarów i uznane reklamacje skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, zwroty te należy ująć w odrębnej ewidencji, która powinna zawierać dane wskazane w § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia.

Szczegółowo określono również sposób postępowania w przypadku popełnienia oczywistej pomyłki w ewidencjonowaniu (§ 3 ust. 5 ww. rozporządzenia). W takim przypadku podatnik powinien dokonać niezwłocznej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);

2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Dodatkowo podatnik powinien zaewidencjonować sprzedaż w prawidłowej wysokości.

Wykonywanie czynności w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, itp.

Dotychczas podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas, u których podstawą opodatkowania była kwota prowizji lub inna postać wynagrodzenia za wykonywane usługi w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, itp., ewidencjonowali w kasie fiskalnej całą wartość sprzedaży własnej oraz prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników. Zasada ta generalnie nie uległa zmianie, ale rozróżniono przypadki, gdy do ewidencjonowania wykorzystywana jest kasa własna i powierzona.

Na mocy § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia, przekazanie innemu podmiotowi (zleceniobiorcy, itp.) kasy powierzonej w celu prowadzenia ewidencji lub zobowiązanie go do prowadzenia tej ewidencji przy zastosowaniu kasy własnej, następuje na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej.

W przypadku przekazania przez podatnika innemu podmiotowi kasy powierzonej w celu prowadzenia ewidencji lub zobowiązania innego podmiotu do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy własnej tego podmiotu dokonanego przed dniem 1 kwietnia br., bez zawarcia umowy w formie pisemnej, umowę tę należy zawrzeć w terminie do dnia 1 października 2013 r. Termin ten dotyczy również podatników, którzy na mocy przepisów przejściowych stosują dotychczasowe zasady prowadzenia ewidencji i używania kas (§ 38 ww. rozporządzenia).

Sporządzanie raportów dobowych i miesięcznych

Podatnicy prowadzący ewidencję za pomocą kasy fiskalnej muszą sporządzać dobowe raporty fiskalne po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym (podobnie było dotychczas).

Z kolei zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 4 ww. rozporządzenia, raport fiskalny okresowy (miesięczny) należy sporządzić po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu (dotychczas raport taki należało sporządzać po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu).

Ewidencjonowanie sprzedaży opodatkowanej na zasadzie marży

Przy opodatkowaniu na zasadzie marży (dotyczy świadczenia usług turystycznych czy sprzedaży towarów używanych) ewidencjonowania należy dokonać przyporządkowując dowolną literę (za wyjątkiem litery "A") wartości 0% (tzw. "zero techniczne"). Przyporządkowanie to powinno być odnotowane przez serwisanta w książce kasy (§ 6 ust. 1 pkt 6 ww. rozporządzenia).

Przypominamy, że również w stanie prawnym obowiązującym przed 1 kwietnia br. do sprzedaży na zasadzie marży stosowało się tzw. "zero techniczne", choć nie wynikało to wprost z żadnych przepisów. Przyporządkowania wolnej litery do ewidencjonowania takiej sprzedaży zazwyczaj dokonywał serwisant i fakt ten odnotowywał w książce kasy (uwaga! Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 10 lutego 2012 r., nr IBPP4/443-1728/11/KG uznał, że dokonywanie adnotacji w książce kasy o przyporządkowaniu wolnej litery do ewidencjonowania sprzedaży na zasadzie marży nie jest konieczne - dotyczy stanu prawnego obowiązującego przed 1 kwietnia br.; pisaliśmy o tym w Biuletynie Informacyjnym nr 24 z 20 sierpnia 2012 r., w artykule pt. "Sprzedaż towarów używanych w systemie marży").

Dane, jakie powinien zawierać paragon fiskalny

Elementy, jakie powinien zawierać paragon fiskalny, określa § 8 ww. rozporządzania. Wśród nich wymieniono m.in. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację. Paragony powinny zatem zawierać nazwy towarów (usług) na tyle szczegółowe, aby pozwalały organowi podatkowemu na weryfikację prawidłowego rozliczenia podatku, a konsumentowi umożliwiały kontrolę dokonywanych zakupów. Przepis ten jest konsekwencją wyroku NSA z 9 marca 2010 r., sygn. akt I FSK 63/09, w którym uznano, że na paragonie fiskalnym musi być zamieszczona nazwa towaru pozwalająca nabywcy na jednoznaczne sprawdzenie ilości, rodzaju oraz cen jednostkowych poszczególnych towarów.

Ponadto, na żądanie nabywcy, paragon fiskalny powinien zawierać NIP tego nabywcy (§ 8 ust. 1 pkt 17 ww. rozporządzenia). W uzasadnieniu do projektu omawianego rozporządzenia wskazano, że ma to umożliwić podatnikom wystawianie za pomocą kasy paragonu, który pełniłby rolę faktury uproszczonej (gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł lub 100 euro). Warto jednak podkreślić, że będzie to miało marginalne znaczenie. W kasie bowiem ewidencjonuje się głównie sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a dla takich podmiotów faktur uproszczonych wystawiać nie można (patrz: § 5 ust. 5 w związku z ust. 4 pkt 6 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur). Ponadto numerem ewidencyjnym tych osób jest PESEL (a nie NIP).

W kolejnych przepisach (§ 9-11 ww. rozporządzenia) określono natomiast, co powinien zawierać paragon przy świadczeniu usług taksówkowych czy innych usług w zakresie transportu pasażerskiego, a także raport fiskalny dobowy.

Termin dokonywania przeglądów technicznych kas i ich zakres

W omawianym rozporządzeniu doprecyzowano również termin dokonywania obowiązkowych przeglądów technicznych kas. W § 33 tego rozporządzenia wskazano, że obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata (w poprzednim stanie prawnym przepisy wskazywały, że przeglądu dokonuje się co 24 miesiące). Taka zmiana przepisu umożliwi dokonywanie przeglądów w terminach wcześniejszych, jeżeli będzie to dla podatnika dogodniejsze.

Od powyższej zasady są pewne wyjątki. W przypadku kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy. Wykonanie przeglądu kasy będzie zatem możliwe wspólnie z kolejną legalizacją taksometru.

Ponadto, w przypadku odzyskania kasy utraconej w wyniku kradzieży, podatnik powinien poddać kasę obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przed jej ponownym zastosowaniem (§ 17 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Dodatkowo doprecyzowano moment, od którego biegnie termin wyznaczony na obowiązkowy przegląd kasy - liczony jest on od dnia fiskalizacji kasy. Określono również, że do liczenia terminu przeglądu kasy zastosowanie ma art. 12 § 3-5 ustawy Ordynacja podatkowa.

Z kolei w § 34 omawianego rozporządzenia określono zakres obowiązkowych przeglądów technicznych. Przepis ten jest generalnie odzwierciedleniem przepisów zawartych w § 15 "starego" rozporządzenia. Przykładowo - do książki kasy należy wpisać zalecenia pokontrolne. Dodatkowo, aby ograniczyć nadużycia związane z nierzetelnym wykonywaniem obowiązkowych przeglądów kas, wprowadzono konieczność dołączenia do książki kasy dokumentu potwierdzającego wykonanie tego przeglądu, w szczególności kopii faktury.

Przepisy przejściowe

W "nowym" rozporządzeniu zawarto również przepisy przejściowe. Umożliwiają one np. stosowanie kas nabytych przez podatników okresie ważności decyzji ministra właściwego do spraw finansów publicznych wydanej na podstawie wcześniejszych przepisów.

Stosowanie "starych" kas jest jednak możliwe, jeżeli zapewniają one prawidłowe rozliczenie podatnika (§ 35 ww. rozporządzenia).

Natomiast przepis przejściowy zawarty w § 36 ww. rozporządzenia nakazuje stosowanie odpowiednio przepisów rozdziału 2 (który określa m.in. dane, jakie powinny zawierać paragony fiskalne) do kas nieposiadających możliwości technicznych spełnienia wymagań określonych w tym rozdziale. Niestety nie sprecyzowano, co znaczy stosowanie ww. przepisów "odpowiednio". Czy zatem podatnik, który stosuje "starą" kasę, która np. nie umożliwia wpisania na paragonie NIP nabywcy, będzie mógł nadal taką kasę stosować? Do końca września 2013 r. na pewno tak, gdyż umożliwia to § 37 ww. rozporządzenia. Przepis ten stanowi bowiem, że podatnicy mogą stosować dotychczasowe zasady w zakresie prowadzenia ewidencji i warunków używania kas, nie dłużej niż do dnia 30 września 2013 r. Mogą natomiast powstać spory, czy taką kasę będzie można stosować również po ww. terminie. Przepis jednak tego nie precyzuje. Odpowiedzi na to pytanie nie znajdziemy również w uzasadnieniu do projektu omawianego rozporządzenia. Tam bowiem wskazano jedynie, że stosowanie "starych" kas, które nie posiadają możliwości technicznych do spełnienia wymagań określonych w rozdziale 2, następuje z modyfikacjami wynikającymi z ich możliwości. Skoro jednak w § 36 ww. rozporządzenia nie podano żadnej granicznej daty, to można byłoby uznać, że stosowanie takiej kasy również po 30 września br. powinno być dopuszczalne. Zaznaczamy jednak, że nie wiadomo, czy takie samo stanowisko będą prezentowały organy podatkowe.

Pozostałe kwestie uregulowane w rozporządzeniu

W rozporządzeniu określono ponadto:

• warunki, jakie dodatkowo muszą spełniać podatnicy świadczący usługi przewozu osób i ich bagażu podręcznego (§ 7 ww. rozporządzenia),
   
• zasady zaokrąglania kwot wykazanych na paragonach i raportach fiskalnych (§ 12 ww. rozporządzenia),
   
• warunki używania kas przez podatników (złożenie pisemnego zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, dokonanie fiskalizacji kasy - § 13 ww. rozporządzenia); w załącznikach do tego rozporządzenia określono także wzory stosownych formularzy,
   
• czynności o charakterze technicznym związane ze stosowaniem kasy (dokonywanie obowiązkowych przeglądów technicznych oraz wpisów w książce kasy); wskazano także podmioty uprawnione do serwisowania kas i warunki zmiany tego podmiotu, określono sposób postępowania w przypadku zmiany właściwego dla podatnika urzędu skarbowego oraz określono regulacje dotyczące podatników stosujących kasy z elektronicznym zapisem kopii (patrz - § 14 ww. rozporządzenia),
   
• tryb postępowania w związku z zakończeniem pracy w trybie fiskalnym przez kasę lub koniecznością wymiany pamięci fiskalnej kasy (§ 15 i 16 ww. rozporządzenia),
   
• obowiązki podatnika w przypadku kradzieży kasy lub jej utraty na skutek siły wyższej oraz jej późniejszego odzyskania (§ 17 ww. rozporządzenia),
   
• warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas rejestrujących oraz warunki, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis kas (§ 18-32 ww. rozporządzenia).