Obowiązujące od 1 października 2013 r. nowe zasady stosowania kas rejestrujących

Rozporządzenie w sprawie kas, które weszło w życie 1 kwietnia br., określa szereg przepisów przejściowych dających podatnikom czas do 1 października 2013 r. na wdrożenie nowych zasad prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Uwaga

Do dnia 30 września 2013 r. podatnicy mogą prowadzić ewidencję oraz zapewnić spełnienie warunków używania kas zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy o VAT obowiązującymi na dzień 31 marca 2013 r. (§ 37 rozporządzenia).

Na mocy § 35 rozporządzenia, podatnicy użytkujący kasy, które zostały nabyte w okresie ważności:

decyzji ministra właściwego do spraw finansów publicznych wydanej na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania,
potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy, wydanego po dniu 1 września 2011 r.

- mogą je nadal stosować do prowadzenia ewidencji po upływie tego okresu, pod warunkiem że kasy te zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika.

Ponadto zgodnie z § 36 rozporządzenia, podatnicy użytkujący kasy, o których mowa w § 35 oraz art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 18 marca 2011 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo o miarach (Dz. U. nr 64, poz. 332), nieposiadające możliwości technicznych spełnienia wymagań określonych w rozdziale 2 stosują te przepisy odpowiednio.

W związku z wątpliwościami podatników co do stosowania nowych przepisów w zakresie kas fiskalnych, Ministerstwo Finansów w "uaktualnionej" broszurze informacyjnej pt. "Najważniejsze zmiany w zakresie kas rejestrujących od 1 kwietnia 2013 r. wynikające z rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r." (która dostępna jest na stronie internetowej www.finanse.mf.gov.pl), wyjaśniło m.in., że: "(…) Przez pół roku od dnia wejścia w życie rozporządzenia, tj. do dnia 30 września 2013 r. podatnicy mogą prowadzić ewidencję oraz zapewnić spełnienie warunków używania kas zgodnie z dotychczasowymi przepisami. Oznacza to, że np. podatnicy będą mieli obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji zgodnie z wymogami rozporządzenia dopiero od 1 października 2013 r. Od tej bowiem daty podatnicy są ostatecznie obowiązani prowadzić ewidencję oraz zapewnić spełnienie warunków używania kas zgodnie z rozporządzeniem, z uwzględnieniem modyfikacji wynikających z (…) § 35 i § 36 rozporządzenia. (…)"

Uwaga

Podatnicy użytkujący kasy, które nie posiadają możliwości technicznych spełnienia wymagań dotyczących np. umieszczania na paragonie fiskalnym, na żądanie nabywcy, NIP nabywcy lub wartości rabatów i tak będą mogli je stosować również po 30 września 2013 r.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze obowiązki w zakresie prowadzenia ewidencji obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących, których termin wdrożenia upływa 30 września 2013 r.

» Wykonywanie czynności w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, itp.

Do 31 marca 2013 r. podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas, u których podstawą opodatkowania była kwota prowizji lub inna postać wynagrodzenia za wykonywane usługi w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, itp., ewidencjonowali w kasie fiskalnej całą wartość sprzedaży własnej oraz prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników. Zasada ta generalnie nie uległa zmianie, ale w przepisach rozróżniono przypadki, gdy do ewidencjonowania wykorzystywana jest kasa własna i powierzona.

Na mocy § 5 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas, przekazanie innemu podmiotowi (zleceniobiorcy, itp.) kasy powierzonej w celu prowadzenia ewidencji lub zobowiązanie go do prowadzenia tej ewidencji przy zastosowaniu kasy własnej, następuje na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej.

W przypadku przekazania przez podatnika innemu podmiotowi kasy powierzonej w celu prowadzenia ewidencji lub zobowiązania innego podmiotu do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy własnej tego podmiotu dokonanego przed dniem 1 kwietnia br., bez zawarcia umowy w formie pisemnej, umowę tę należy zawrzeć w terminie do dnia 1 października 2013 r. Termin ten dotyczy również podatników, którzy na mocy przepisów przejściowych stosują dotychczasowe zasady prowadzenia ewidencji i używania kas (§ 38 ww. rozporządzenia).

» Uznane reklamacje i pomyłki w ewidencjonowaniu

Z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas wynika, że w kasie fiskalnej nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. W przypadku natomiast, gdy zwroty towarów i uznane reklamacje skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, zwroty te należy ująć w odrębnej ewidencji, która powinna zawierać dane wskazane w § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia.

W przepisach szczegółowo określono również sposób postępowania w przypadku popełnienia oczywistej pomyłki w ewidencjonowaniu (§ 3 ust. 5 ww. rozporządzenia). W takiej sytuacji, podatnik powinien dokonać niezwłocznej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);

2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Dodatkowo podatnik powinien zaewidencjonować sprzedaż w prawidłowej wysokości.

Na mocy § 37 rozporządzenia, prowadzenie ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji oraz oczywistych pomyłek na nowych zasadach będzie bezwzględnie obowiązujące od 1 października 2013 r.

» Nazwa towaru lub usługi na paragonie fiskalnym

Po 30 września 2013 r. obowiązkiem podatników będzie zamieszczanie na paragonach nazwy towarów lub usługi umożliwiającej jego jednoznaczną identyfikację. Przy czym w miejscu określonym dla nazwy można umieścić również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.

Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniu dotyczącym "jednoznacznej nazwy na paragonie fiskalnym" zamieszczonym na stronie internetowej www.finanse.mf.gov.pl. stwierdza, iż wymóg "jednoznaczności", o którym mowa w przepisie § 8 ust. 1 pkt 6 ww. rozporządzenia wyklucza możliwość stosowania nazw grup towarów (szerzej na temat pisaliśmy w Poradniku VAT nr 17 z dnia 10 września 2013 r. w artykule zatytułowanym: "Jednoznaczna nazwa na paragonie fiskalnym - kolejne wyjaśnienie MF"").

Nadmienić jednak warto, że zdaniem resortu finansów podatnicy mogą stosować przepis dotyczący jednoznacznego identyfikowania towarów (usług) odpowiednio do możliwości technicznej kasy. Oznacza to, że w sytuacji, gdy asortyment towarów u danego podatnika jest większy niż liczba dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy rejestrującej, którą podatnik wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej może on dostosować używane przez siebie nazewnictwo do liczby dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy rejestrującej.

A zatem od 1 października 2013 r. mocą przepisów rozporządzenia w sprawie kas, podatnicy zobowiązani będą do takiego oznaczania nazw towarów (usług) na paragonach fiskalnych, aby na ich podstawie można było jednoznacznie zidentyfikować zakupiony towar czy usługę. W sytuacji użytkowania kasy rejestrującej o ograniczonych możliwościach technicznych, oznaczenie to może być mniej szczegółowe, tj. mieszczące się w granicach zaprogramowanych znaków.

Uwaga

Zdaniem Ministerstwa Finansów, w związku ze zmianą rozporządzenia w sprawie kas, podatnicy nie są obowiązani wymieniać «starych» kas na nowe, czy też zaopatrywać się w dodatkowe urządzenia służące do jednoznacznej identyfikacji towarów lub usług, gdyż brak odpowiednich możliwości technicznych w «starych» kasach nie powoduje, że nie mogą być one stosowane dla rozliczeń podatkowych.

» Wydłużenie terminu na przygotowanie raportu miesięcznego

Podatnicy sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny), po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu (§ 6 ust. 1 pkt 4).

» Dokumenty niezbędne przy instalacji kasy

W § 13 określono czynności poprzedzające rozpoczęcie prowadzenia ewidencji.

Od 1 października 2013 r. zawiadomienia o liczbie i miejscu (adresie) używania kas należy dokonywać na wzorze określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia. Złożenie tego zawiadomienia jest jednym z warunków, których spełnienie pozwala podatnikowi na odliczenie części kwoty wydatkowanej na zakup kasy.

Z kolei wzór zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy określony jest w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia i należy go dokonać w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy.

» Termin dokonywania przeglądów technicznych

Obowiązkowego przeglądu technicznego kasy, w myśl § 33 rozporządzenia co do zasady dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata (do 31 marca 2013 r. termin ten wyznaczony był "co 24 miesiące"). Zmiana ta, umożliwia podatnikom dokonywanie przeglądów technicznych w terminach wcześniejszych.