Nowe rozporządzenie w sprawie warunków technicznych

Przepis § 2 rozporządzenia utrzymuje definicje zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. (które w pewien sposób uproszczono i doprecyzowano) oraz zawiera definicje nowych pojęć, takich jak:

• dokument fiskalny - rozumiany jako: paragon fiskalny, faktura i raport fiskalny,
• logo fiskalne - stanowiące nazwę symbolu graficznego, którego wzór określony został w załączniku nr 1 do rozporządzenia,
• pamięć operacyjna - oznacza pamięć wielokrotnego zapisu zawartą w module fiskalnym, pracującą pod kontrolą programu pracy kasy, w której są rejestrowane dane w postaci cyfrowej pochodzące z ewidencji sprzedaży wykonywanych przez kasę, do momentu skasowania tych danych po wykonaniu raportu fiskalnego dobowego lub poprzez procedurę awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej niedostępną dla użytkownika kasy,
• pamięć podręczna - będąca pamięcią wielokrotnego zapisu zawartą w module fiskalnym kas z elektronicznym zapisem kopii wydruków, pracującą pod kontrolą programu pracy kasy, w której są rejestrowane dane w postaci cyfrowej zawierające elektroniczne kopie dokumentów drukowanych przez kasę, do momentu skasowania tych danych po wykonaniu raportu fiskalnego dobowego i zapisu tych danych na informatycznych nośnikach danych,
• paragon fiskalny anulowany - przez który należy rozumieć wydrukowany przez kasę w momencie sprzedaży dokument potwierdzający niezakończoną transakcję sprzedaży, z oznaczeniem "PARAGON FISKALNY" bez podanej łącznej wartości sprzedaży i bez numeru kolejnego paragonu fiskalnego, zakończony napisem "ANULOWANY", datą, godziną i minutą wydruku, numerem kasy, oznaczeniem kasjera oraz numerem unikatowym,
• program do odczytu pamięci fiskalnej - który oznacza zewnętrzny program współpracujący z programem pracy kasy umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, wyświetlenie i wydruk danych zapisanych w pamięci fiskalnej kasy oraz zapisanie na informatycznym nośniku danych raportów fiskalnych okresowych za wyznaczony okres,
• suma kontrolna programu - będąca unikalnym ciągiem znaków wyznaczonym za pomocą algorytmu zgodnego z normą PN-ISO/IEC 10118-3:1999, z zawartości programu pracy kasy.

Zmianie uległa definicja programu archiwizującego, gdyż program ten w rzeczywistości nie odpowiada za archiwizowanie danych. Funkcje archiwizowania danych spełnia program pracy kasy, co zostało uwzględnione w definicji.

W § 5 ust. 1 rozporządzenia określono kryteria, którym muszą odpowiadać kasy. W pkt 1 lit. d) ww. przepisu zapisano, iż kasa rejestrująca powinna być zbudowana m.in. z zegara wskazującego datę i czas.

Ponadto, obudowa modułu fiskalnego kasy bez programu aplikacyjnego (drukarki fiskalnej) musi być zabezpieczona plombą zakładaną przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas (§ 5 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia).

Przepis § 5 ust. 8 tego rozporządzenia określa z kolei sposób plombowania oraz zamknięcia obudowy kasy. W przypadku umieszczenia plomby przez uprawnionego serwisanta, plomba ta musi identyfikować osobę ją nakładającą (§ 5 ust. 9 rozporządzenia).

Zlikwidowano obowiązek posiadania dwóch wyświetlaczy w przypadku określonych kas, w których funkcję wyświetlacza dla operatora może spełniać monitor komputera oraz kas stanowiących wyposażenie urządzeń do automatycznego dokonywania zakupów towarów lub usług (§ 5 ust. 4 i 5 rozporządzenia).

W § 7 określającym warunki techniczne, jakim musi odpowiadać kasa fiskalna wskazano, iż ma ona zawierać w pamięci fiskalnej niezmienialny numer unikatowy, który jest wprowadzany do pamięci fiskalnej podczas procesu produkcyjnego. Z omawianego rozporządzenia wynika również, że kasa musi zapisywać w pamięci fiskalnej sumę kontrolną programu pracy kasy wraz z oznaczeniem jego wersji oraz liczbę i łączną wartość paragonów anulowanych. Ponadto wszystkie dane zapisywane do pamięci fiskalnej muszą być rejestrowane w postaci zanegowanej.

Wprowadzono ponadto wymóg, aby dokumenty drukowane przez kasę i napisy emitowane na wyświetlaczu były w języku polskim (§ 9 rozporządzenia).

W § 10 ust. 1 rozporządzenia, analogicznie jak w § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących zawierającym dane, jakie powinny znaleźć się na paragonie fiskalnym, wprowadzano konieczność umieszczania na paragonie wyraźnego oznaczenia "PARAGON FISKALNY" oraz numeru identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) - drukowanego na żądanie. Doprecyzowano także pojęcia nazwy towaru lub usługi pozwalające na jednoznaczną ich identyfikację.

Określono sposób oznaczenia pamięci fiskalnej kas numerami unikatowymi i warunki ich przydzielania. Zgodnie z § 22 pkt 2 rozporządzenia numer unikatowy składa się z trzyliterowego prefiksu oraz ciągu 10 cyfr, z których pierwsze dwie oznaczają rok kalendarzowy, w którym przydzielane są numery unikatowe, dwie kolejne oznaczają kolejny numer wydanego dla danego typu kasy potwierdzenia o spełnieniu przez kasę funkcji, kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, a po nich następuje sześć kolejnych cyfr od 0 do 9.

Przepis § 23 ust. 1 zawiera listę dokumentów, które powinny być dołączone do kasy przy wprowadzeniu jej do obrotu. Poza książką kasy (której wzór określa załącznik nr 2 do rozporządzenia), instrukcją obsługi oraz programem do odczytu pamięci fiskalnej do kasy dołączyć należy:

1) kartę kasy, według wzoru określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia,

2) deklarację, o której mowa w art. 111 ust. 6g pkt 2 ustawy o VAT, której wzór określony został w załączniku nr 4,

3) program archiwizujący - w przypadku kasy z elektronicznym zapisem kopii.

Istotną zmianą w stosunku do poprzedniego rozporządzenia jest wydłużenie z trzech do czterech lat okresu ważności potwierdzenia, że kasy spełniają wymagane przepisami funkcje i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać. Po upływie tego okresu może ono być wydane na następne okresy po złożeniu wniosku wraz z wymaganymi dokumentami i urządzeniami oraz przeprowadzeniu wszystkich badań testowych (§ 28 rozporządzenia).

Nowe rozporządzenie zawiera również przepisy przejściowe, na mocy których m.in.:

• kasy wyposażone w funkcję stałą wydruku na paragonie fiskalnym przy danych dotyczących wartości, oznaczenia waluty w złotych, w tym przy zastosowaniu skrótów "zł" lub "PLN", mogą być stosowane nie dłużej niż do momentu, do którego zgodnie z odrębnymi przepisami złoty będzie uznawany jako prawny środek płatniczy na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, przy którego zastosowaniu jest prowadzona ewidencja (§ 32 ust. 2),
• w numerach unikatowych dla kas posiadających potwierdzenie o spełnieniu kryteriów i warunków technicznych wydanych przed wejściem w życie przedmiotowego rozporządzenia, stosuje się trzyliterowy prefiks oraz ciąg 8 cyfr, a w numerach unikatowych dla kas posiadających potwierdzenie o spełnieniu kryteriów i warunków technicznych wydane przed 2000 rokiem, stosuje się dwuliterowy prefiks oraz ciąg 8 cyfr (§ 32 ust. 3 i 4).