Określenie nazwy towaru na paragonie

Sprzedajemy stolarkę okienną i drzwiową oraz świadczymy usługi budowlano-montażowe. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych zawsze dokumentowana jest fakturą, do której załączamy paragon. Na fakturach jako nazwę sprzedawanego towaru wpisujemy "stolarka PCV (lub ALU), rodzaj, wymiar", zaś na paragonie "stolarka PCV". Nadmieniamy, że każda sprzedaż dokonywana jest na indywidualne zamówienia klientów, co powoduje różnice w cenie. Jak w świetle obowiązujących przepisów w sposób jednoznaczny powinniśmy określić na paragonie nazwę towarów?

Sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, w myśl art. 111 ust. 1 ustawy o VAT musi być ewidencjonowana w kasie fiskalnej, bez względu na to, czy została udokumentowana fakturą.

Wykaz elementów, które co najmniej musi zawierać paragon fiskalny, określa § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas. W punkcie 6 tego przepisu wskazano, iż paragon powinien zawierać "nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację". W miejscu określonym dla nazwy paragon fiskalny może zawierać również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.

Przypomnieć należy, że w dniu 30 września 2013 r. zakończyło się 6-miesięczne vacatio legis przewidziane w przepisach rozporządzenia w sprawie kas. W konsekwencji, po tej dacie podatnicy są zobowiązani w pełni realizować przewidziany w przepisach wymóg dotyczący treści paragonów fiskalnych. Nie oznacza to jednak, że do tego dnia fiskus, jak i sądy administracyjne akceptowały prowadzenie ewidencji i stosowanie nazewnictwa bazującego, np. na grupach towarowych (grupach usług) w sposób niepozwalający na jednoznaczną identyfikację sprzedawanych towarów lub świadczonych usług (vide: wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 marca 2010 r., sygn. akt I FSK 63/09).

Konstrukcja ww. przepisu nie rozwiała jednak wątpliwości podatników odnośnie zasad określania na paragonie fiskalnym sprzedawanych towarów i usług. W związku z tym, Minister Finansów w celu zapewnienia jednolitego stosowania prawa podatkowego przez organy podatkowe oraz organy kontroli skarbowej wydał w dniu 12 września 2013 r. interpretację ogólną nr PT7/033/1/589/MHL/13/RD-94492 w sprawie oznaczania na paragonie fiskalnym nazwy towarów lub usługi (na ten temat pisaliśmy w Poradniku VAT nr 19 z dnia 10 października 2013 r. w artykule zatytułowanym "Jak określić nazwę towaru lub usługi na paragonie fiskalnym? - interpretacja ogólna Ministra Finansów").

Minister Finansów w ww. wyjaśnieniu wskazał, że podatnicy w celu zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczenia podatku, powinni posługiwać się nazwami towarów lub usług, które pozwolą na ich jednoznaczną identyfikację. Podkreślono także, że nazwy pozwalające na "jednoznaczne" identyfikowanie oferowanych towarów i usług (oraz sposób przyporządkowania stawki podatku do nazw towarów i usług) określa sam podatnik uwzględniając asortyment sprzedawanych towarów i świadczonych usług. Wskazano także, że sposób dokonywania jednoznacznej identyfikacji towaru lub usługi jest w dużej mierze uzależniony od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej.

Zatem, jak wynika z powyższego podatnik powinien zadbać o takie zaprogramowanie kasy rejestrującej, aby konsument otrzymał paragon z nazwami towarów lub usług, pozwalającymi na ich jednoznaczną identyfikację.

Takie też stanowisko prezentują organy podatkowe w wydanych interpretacjach indywidualnych, np.: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 20 września 2013 r., nr ILPP2/443-571/13-2/MR, Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 9 października 2013 r., nr ITPP1/443-681/13/AJ czy Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 10 października 2013 r., nr IPTPP4/443-491/13-2/ALN.

Nadmienić należy, że w dwóch z ostatnich wymienionych powyżej interpretacji wyjaśniono również, że z przepisów § 8 ust. 1 pkt 6 i § 36 rozporządzenia w sprawie kas wynika, że stosowana przez podatnika kasa rejestrująca (system kasowy) i jej możliwości techniczne (w kontekście prowadzonej przez podatnika działalności - w szczególności jej zakresu) mogą mieć istotny wpływ na wymagania, co do sposobu identyfikacji towarów i usług, w tym znaczeniu, że brak możliwości technicznych będzie skutkować mniej szczegółowym prowadzeniem identyfikacji (dostosowanym do możliwości kasy).

Mając na względzie powyższe - w odniesieniu do zadanego pytania - należałoby uznać, że określenie na paragonie jedynie ogólnie nazwy towaru jako "stolarka PCV" może być zakwestionowane przez organy podatkowe.

Jeśli podatnik użytkuje kasę rejestrującą (drukarkę fiskalną) o ograniczonych możliwościach technicznych, to określenie nazwy towaru na paragonie fiskalnym (nawet przy zróżnicowanej cenie, lecz opodatkowanej jednakową stawką VAT) może być mniej szczegółowe (np. poprzez zastosowanie skrótów słownych), jednak nie jest wystarczające określenie wyłącznie ogólnej nazwy grupy towarowej.

Należy również podkreślić, iż dołączanie do paragonu fiskalnego faktury zawierającej pełną nazwę sprzedawanego towaru nie zwalnia podatnika z obowiązku sporządzenia tego paragonu zgodnie z przepisem § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie kas (tzn. określenia w nim nazwy towaru lub usługi pozwalającej na jednoznaczną ich identyfikację).

Na poczet dokonywanych transakcji sprzedaży przyjmujemy zaliczki. Przy wpłacie zaliczki wystawiamy paragon zawierający określenie: "zaliczka na towary i usługi" oraz fakturę, z której wynika dokładna nazwa sprzedawanego towaru. Natomiast na paragonie końcowym wpisujemy "rozliczenie zaliczki". Czy takie nazewnictwo stosowane na paragonach fiskalnych, w stosunku do wpłacanych zaliczek spełniają wymogi, o których mowa w przepisach w sprawie kas?

Co do zasady, każda otrzymana przez podatnika zaliczka na poczet przyszłej dostawy towarów lub przyszłego wykonania usługi podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Jeżeli zatem przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności (zaliczkę) obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części.

Przypomnieć należy, że do końca marca 2013 r. żadne przepisy dotyczące kas, nie określały zasad ewidencjonowania zaliczek w kasie fiskalnej.

Kwestia ewidencjonowania w kasie fiskalnej zaliczek otrzymanych przed wydaniem towaru (wykonaniem usługi) została jednoznacznie uregulowana w obowiązującym od 1 kwietnia 2013 r. rozporządzeniu w sprawie kas. W myśl § 3 ust. 2 tego rozporządzenia, otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

Na temat obowiązku podawania nazwy towarów i usług na paragonie przy wpłacanych zaliczkach wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 18 sierpnia 2010 r., nr IBPP4/443-848/10/AZ. Kwestią sporną w rozstrzyganej sprawie było umieszczenie na paragonie fiskalnym zamiast nazwy towaru, numeru konkretnej faktury dotyczącej tego paragonu zawierającej dokładną nazwę towaru. Fiskus w uzasadnieniu przedmiotowej interpretacji podkreślił, że obowiązek wystawienia paragonu fiskalnego czy faktury (która wystawiana jest na żądanie osoby fizycznej) nie wynika z faktu otrzymania kwoty zapłaty ale z tego, że kwota ta dotyczy przedpłaty na poczet sprzedaży konkretnego towaru czy usługi. Przekazane przez nabywcę towaru lub usługi zaliczki, zdaniem organu, związane są ściśle z określonym towarem lub usługą, na które obowiązuje odpowiednia stawka podatkowa. Z wystawionych dokumentów, w tym paragonu fiskalnego, musi zatem wynikać z jaką czynnością są one związane. Oto fragment ww. interpretacji:

"(…) Z przepisu § 4 ust. 1 pkt 6 cyt. rozporządzenia (w sprawie warunków technicznych w stanie prawnym obowiązującym w 2010 r. - przyp. redakcji) wynika, jakie wymagania musi spełniać paragon fiskalny, a jednym z nich jest określony pod lit. e) wymóg zawarcia na wydruku nazwy towaru lub usługi. Sprzedawca nie musi na paragonie fiskalnym szczegółowo opisywać każdego towaru lub usługi. Wystarczy, że poda nazwę tak, aby można było przypisać mu odpowiednią stawkę VAT. Nie może jednak poprzestać na podaniu ogólnych grup towarów, a tym bardziej nie podać nazwy towaru w ogóle.

W oparciu o powyższe należy wskazać, iż w sytuacji prowadzenia sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, dowodem dokumentującym dokonanie sprzedaży jest paragon fiskalny, a nie faktura (faktura zaliczkowa) lub umowa zawarta z klientem. Dokument ten, (…) powinien zawierać nazwę usługi jednoznacznie ją identyfikującą. Powołanie na paragonie fiskalnym numeru faktury zawierającej dokładną nazwę towaru umożliwia wprawdzie indywidualne przyporządkowanie transakcji do towaru będącego przedmiotem sprzedaży oraz przyporządkowanie mu odpowiedniej stawki podatku VAT, zatem spełnia rolę ewentualnego opisu nazwy towaru lub usługi lecz nie zastępuje samej nazwy.

Przedstawienie na paragonie wyłącznie informacji o przekazanej kwocie (zaliczce), oraz umieszczenie w treści paragonu numeru faktury, bez sformułowania jakiego towaru i usługi dotyczy nie jest wystarczające dla dokładnego określenia wymogu postawionego przez powołany przepis § 5 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia, który wyraźnie wskazuje, iż paragon musi zawierać nazwę towaru lub usługi. (…)" (podkreślenie redakcji).

Podobnie wypowiedział się ten sam organ podatkowy w interpretacji z dnia 18 czerwca 2010 r., nr IBPP4/443-497/10/EJ, w której jednoznacznie stwierdził, że za nieprawidłowy uznać należy paragon, który w swej treści zawiera sformułowanie "zaliczka w stawce…%" oraz numer wystawionej do paragonu faktury. Podkreślono m.in., że: "(…) nazwy na paragonach należy tak zindywidualizować, aby nie było problemów z ich rozróżnieniem i przyporządkowaniem stawek. (…)"

Pomimo, iż ww. interpretacje dotyczyły stanu faktycznego obowiązującego w 2010 r., to wnioski z nich wynikające, zdaniem redakcji, powinny mieć zastosowanie również w świetle obowiązującego od 1 kwietnia 2013 r. rozporządzenia w sprawie kas.