Kiedy paragon fiskalny można uznać za fakturę uproszczoną?

1. Faktura uproszczona w świetle przepisów o VAT

Mianem faktur "uproszczonych" określa się faktury wystawiane w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro). Na postawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, faktury takie mogą nie zawierać imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu, a także danych takich jak:

miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
stawka podatku,
suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku

– pod warunkiem jednak, że na fakturach będą zawarte dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek podatku.

Uwaga

W przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekroczy 450 zł lub 100 euro (jeśli kwota określona jest w euro) – podatnicy mają wybór: mogą wystawić zwykłą fakturę, bądź też fakturę uproszczoną.

Faktury uproszczone – nawet przy kwocie należności nieprzekraczającej 450 zł albo 100 euro – nie mogą być jednak, zgodnie z art. 106e ust. 6 ustawy, wystawiane w celu udokumentowania:

1) sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,

2) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

3) dostawy towarów i świadczenia usług, których miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca lub usługobiorca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika.

Wskazać należy, że zakres danych, które obowiązkowo muszą być umieszczone na fakturze uproszczonej został przez prawodawcę określony w sposób zbliżony do zakresu danych wymaganych na paragonie fiskalnym, o czym piszemy w kolejnym punkcie niniejszego opracowania.

2. Zakres danych na paragonie fiskalnym

Przepis § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas, analogicznie jak § 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych określa dane, jakie powinny znaleźć się na paragonie fiskalnym.

Zgodnie z tymi przepisami paragon fiskalny zawiera co najmniej:

imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP);
numer kolejny wydruku;
datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;
oznaczenie "PARAGON FISKALNY";
nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;
cenę jednostkową towaru lub usługi;
ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;
wartość rabatów lub narzutów, o ile występują;
wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów;
wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;
łączną kwotę podatku;
łączną kwotę sprzedaży brutto;
oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto;
kolejny numer paragonu fiskalnego;
numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;
numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) – na żądanie nabywcy;
logo fiskalne i numer unikatowy kasy.

W świetle powyższego, na każde żądanie klienta sprzedawca powinien umieścić NIP nabywcy na paragonie fiskalnym. Umieszczenie NIP nabywcy nie jest warunkowane wartością transakcji, wymaganą w przypadku faktur uproszczonych.

Natomiast, jeśli zgodnie z żądaniem nabywcy sprzedawca zamieści na paragonie jego NIP, a wartość transakcji nie przekroczy kwoty 450 zł lub 100 euro, to paragon taki można uznać za fakturę uproszczoną. W takim przypadku nabywca nie ma prawa żądania dodatkowego udokumentowania dokonanej sprzedaży "zwykłą" fakturą (art. 106h ust. 4 ustawy o VAT).

Warto przy tym zaznaczyć, iż dokumentem, na podstawie którego dokonuje się odliczenia VAT, jest zasadniczo faktura. Oznacza to, że tylko w sytuacji, gdy otrzymany paragon spełnia warunki uznania go za fakturę uproszczoną można na jego podstawie dokonać odliczenia podatku naliczonego (jeżeli oczywiście dotyczy zakupów, które dają prawo do takiego odliczenia).

3. NIP nabywcy na paragonie a możliwości techniczne kasy

W prowadzonej działalności gospodarczej stosuję kasę fiskalną, która nie ma możliwości drukowania na paragonie, na żądanie nabywcy jego numeru NIP. Czy oznacza to, że jestem zobowiązany do zakupu nowej kasy spełniającej te wymagania?

Powyższa wątpliwość była między innymi przedmiotem interpelacji poselskiej z 21 maja 2013 r., nr 16365 skierowanej do Ministra Finansów. Posłowie zwrócili uwagę, że wymóg wpisywania numeru NIP nabywcy na paragonie utrudni pracę przedsiębiorców oraz spowoduje poniesienie przez nich znacznych kosztów związanych z zakupem nowych kas.

W odpowiedzi podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów stwierdził, że w świetle uregulowań zawartych w przepisach przejściowych (§ 35–37) obowiązującego od 1 kwietnia 2013 r. rozporządzenia w sprawie kas, podatnicy:

do dnia 30 września 2013 r. mogli prowadzić ewidencję oraz zapewnić spełnienie warunków używania kas zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy o VAT obowiązującymi na dzień 31 marca 2013 r.,
po dniu 30 września 2013 r. obligatoryjnie muszą stosować zasady określone w rozporządzeniu w sprawie kas, z uwzględnieniem jednak możliwości technicznych użytkowanych kas.

Oznacza to, że jeżeli kasa rejestrująca nie ma możliwości drukowania na paragonie, na żądanie nabywcy, NIP nabywcy, to podatnik może ją stosować również po 30 września 2013 r.

Podkreślono, że zasadniczą intencją zmiany przepisów było, aby nowo homologowane kasy rejestrujące miały funkcję wystawiania tzw. faktur uproszczonych i żeby funkcja ta mogła być wykorzystywana w prowadzonej przez podatników działalności.

W ocenie resortu, wprowadzone regulacje dotyczące drukowania na paragonie fiskalnym NIP nabywcy nie powinny utrudnić pracy przedsiębiorców ani też generować dodatkowych kosztów związanych z zakupem nowych urządzeń.

Takie też stanowisko prezentowane jest w interpretacjach indywidualnych np. Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 listopada 2013 r., nr ILPP2/4463-768/13-2/AK czy Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 12 listopada 2013 r., nr IPTPP4/443-587/13-2/OS.

W pierwszej z nich czytamy m.in.:

"(…) paragon fiskalny zawiera m.in. numer identyfikacji podatkowej (NIP nabywcy) – na żądanie nabywcy. (…)

Podatnicy nie są (…) obowiązani wymieniać «starych» kas na nowe, gdyż brak ww. funkcji w «starych» kasach nie powoduje, że nie mogą być one stosowane dla rozliczeń podatkowych (podkreślenie redakcji). Jeśli natomiast podatnik uznałby, że ww. funkcja oferowana w nowych kasach byłaby atrakcyjna dla niego biznesowo, wówczas podatnik może wymienić «starą» kasę na tę nową – jest to jednak decyzja podatnika. (…)

W przypadku, gdy kasa rejestrująca, którą użytkuje Wnioskodawca nie ma możliwości drukowania na paragonie – na żądanie nabywcy – numeru identyfikacji podatkowej nabywcy, to podatnik nie będzie zobowiązany do jego umieszczenia na paragonie. (…) "