Jak liczyć liczbę odbiorców i transakcji dla celów ustalenia prawa do zwolnienia z ewidencjonowania w kasie rejestrującej?

Świadczymy m.in. usługi dla osób prywatnych (naprawa sprzętu - zapłata gotówkowa). Dotychczas nie stosowaliśmy kasy fiskalnej, bo liczba odbiorców i transakcji była stosunkowo niewielka. Obecnie będziemy także świadczyć dla ww. osób usługi najmu, które będą dokumentowane fakturami. Czy w limitach określonych dla zwolnienia ze względu m.in. na liczbę odbiorców należy uwzględnić również liczbę najemców?

Co do zasady, sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych (dalej - osób prywatnych) ewidencjonuje się w kasie rejestrującej (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Od tej zasady istnieją pewne wyjątki. Zostały one szczegółowo określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 1382). Są to zwolnienia:

• podmiotowe - ze względu na obroty (obecnie limit tego zwolnienia wynosi 20.000 zł),
• przedmiotowe - ze względu na rodzaj wykonywanych czynności,
• podmiotowo-przedmiotowe - ze względu na udział określonych czynności zwolnionych z ewidencjonowania w sprzedaży ogółem dokonanej na rzecz osób prywatnych.

Zakładamy, że limity do zwolnienia podmiotowego są przekroczone i podatnik nie ma prawa do tego zwolnienia. Przeanalizujemy jedynie zwolnienia przedmiotowe, które mogą mieć zastosowanie w sytuacji przedstawionej w pytaniu.

Zwolnienie z ewidencjonowania ze względu na liczbę transakcji i odbiorców

Z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia i poz. 34 załącznika do tego rozporządzenia wynika, że zwolnione z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2014 r., jest świadczenie usług na rzecz osób prywatnych, o ile łącznie są spełnione następujące warunki:

1) każde świadczenie usługi dokonane przez podatnika jest dokumentowane fakturą, w której są zawarte dane identyfikujące odbiorcę;

2) liczba świadczonych usług, o których mowa w pkt 1, w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 50, przy czym liczba odbiorców tych usług w tym okresie była mniejsza niż 20.

Powyższe dotyczy podatników kontynuujących sprzedaż dla osób prywatnych, tj. gdy podatnik rozpoczął świadczenie takich usług przed 1 stycznia 2013 r. (u podatnika rozpoczynającego taką sprzedaż w 2013 r., ww. limity ustala się zgodnie z § 2 ust. 3 i 4 ww. rozporządzenia - tę kwestię jednak tu pomijamy - zakładamy, że nie ma ona zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Trzeba zauważyć, że limity wskazane wyżej w pkt 2 dotyczą poprzedniego roku podatkowego. Jeżeli zatem w 2012 r. limity te nie zostały przekroczone, do końca 2013 r. podatnik może korzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania na podstawie § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia i poz. 34 załącznika do tego rozporządzenia. Liczba odbiorców i transakcji w tym roku nie ma znaczenia (więcej na ten temat pisaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 15 z 20 maja 2013 r., w artykule pt. "Zwolnienie ze stosowania kasy fiskalnej ze względu na niewielką liczbę transakcji lub odbiorców").

Pozostaje wyjaśnienie, czy liczba najemców w bieżącym roku może spowodować utratę prawa do omawianego zwolnienia w przyszłym roku. Tu należy wskazać, że usługi wynajmu nieruchomości, które są w całości dokumentowane fakturą, korzystają z innego zwolnienia przedmiotowego (patrz - § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia i poz. 24 załącznika do tego rozporządzenia). Stąd pojawia się wątpliwość, czy usługi korzystające z innego zwolnienia przedmiotowego należy również uwzględnić przy ustalaniu liczby odbiorców i transakcji dla celów stosowania zwolnienia z ewidencjonowania wymienionego w poz. 34 załącznika do ww. rozporządzenia.

WAŻNE: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 24 kwietnia 2013 r., nr IPTPP4/443-73/13-2/OS wyjaśnił, że usługi korzystające ze zwolnienia z ewidencjonowania na podstawie innych pozycji załącznika do rozporządzenia nie są wliczane do limitu transakcji i odbiorców, o których mowa w poz. 34 tego załącznika.

Taka interpretacja przepisu jest korzystna. Nie ma tym samym problemów z ustaleniem, czy usługę najmu dla jednego klienta należałoby traktować jako jedną usługę, czy jako kilka usług (ze względu na przyjęty np. miesięczny okres rozliczeniowy).

Zaznaczamy, że jeżeli obroty z tytułu najmu będą znaczne w stosunku do łącznych obrotów uzyskanych ze sprzedaży dla osób prywatnych, możliwe, że podatnik mógłby w przyszłym roku korzystać również ze zwolnienia podmiotowo-przedmiotowego z ewidencjonowania. Będzie to możliwe, gdy w 2013 r. udział obrotów z najmu w całkowitym obrocie podatnika realizowanym na rzecz osób prywatnych będzie wyższy niż 80% (por. § 3 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia).

Czy przyjęcie zaliczki od osoby prywatnej na poczet przyszłej usługi należy uwzględniać w limitach zwolnienia z ewidencjonowania ze względu na niewielką liczbę transakcji i odbiorców?

Odpowiadając na ww. pytanie posłużymy się interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 grudnia 2012 r., nr ILPP2/443-1008/12-2/MN. Czytamy w niej:

"(…) Jak wynika z poz. 34 pkt 2 załącznika do rozporządzenia (ww. rozporządzenia z dnia 29 listopada 2012 r. - przyp. red.), aby skorzystać z ww. zwolnienia, liczba wszystkich dokonanych operacji świadczenia usług w poprzednim roku podatkowym nie może przekraczać 50, przy czym liczba odbiorców tych usług w tym okresie musi być mniejsza niż 20. Wskazać należy, iż warunek ten odnosi się do ilości kontrahentów, na rzecz których świadczone były usługi oraz do liczby zleceń wykonanych na ich rzecz. Tym samym (…) zaliczki na przyszłe usługi, które Spółka będzie wykonywać na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, udokumentowane za pomocą faktury VAT - nie są wliczane do limitu "liczby wszystkich dokonanych operacji świadczenia usług", o których mowa w poz. 34 pkt 2 załącznika do rozporządzenia (podkreśl. red.). (…)"